Damit du das Support Ticket Feature von Gorilla nutzen kannst, musst du zu Beginn mindestens eine Support Abteilung angelegt haben. Support Abteilungen helfen dir, deine Inbox auf mehrere Gruppen aufzuteilen, in dem jede Abteilung eine eigene E-Mail Adresse verwendet.
Eine Support Abteilung wird definiert über:
- Eine einzige E-Mail-Adresse, die als Posteingang für diese Support Abteilung dient
- Nur zugewiesene Mitarbeiter haben Zugriff auf Tickets dieser Abteilung / E-Mail
Du kannst mehrere Abteilungen anlegen und damit mehrere E-Mail Support-Adressen für deine Inbox nutzen. Nur zugewiesene Mitarbeiter haben Zugriff, wodurch du mehrere Support Teams gleichzeitig koordinieren kannst.
Achtung: Du musst mindestens eine Abteilung einrichten, damit du E-Mail Tickets von deinen Kunden erhalten kannst.
Anleitung: Support Abteilung einrichten
- Klicke dazu auf Einstellungen (1) > Support (2) > Abteilungen (3) und dann auf den blauen Button Abteilung erstellen (4)
- Fülle die folgenden Details aus:
- Abteilungsname: Gebe der Abteilung einen Namen (sichtbar für Kunden, z.B. auf dem Ticket-Web-Formular
- Google Calendar ID: Du kannst deinen Google Calendar mit deiner Support Abteilung synchronisieren, sodass Termine für das gesamte Abteilungs-Team in einem gemeinsamen Abteilungs-Kalendar sichtbar sind
- Checkbox Verbergen vor dem Kunden: Die Abteilung oder die Zugehörigkeit der Mitarbeiter zu dieser Abteilung wird nicht im Kundenbereich angezeigt
- Abteilungs E-Mail: Bitte gebe hier die E-Mail Adresse an, die du für deine Abteilung zuvor eingerichtet haben musst (z.B. support@deinedomain.com)
- IMAP Benutzername: Bitte gebe eine E-Mail-Adresse oder einen Benutzernamen ein
- IMAP-Host: Bitte gebe die IMAP Domain ein (z.B. imap.deinedomain.com)
- Passwort: Bitte gebe das Passwort deines IMAP Benutzernamens ein
- Verschlüsselung: Du hast die Wahl zwischen TSL, SSL und keiner Verschlüsselung
- Checkbox E-Mail nach dem Import löschen?: Du kannst verhindern, dass deine E-Mails nach dem Import vom Mail-Server gelöscht werden, indem du diese Checkbox deaktiviert lässt. Das ist nützlich, falls mehrere Personen auf die Mails außerhalb von Gorilla (z.B. in Thunderbird) zugreifen wollen
- Test IMAP Verbindung: Hier kannst du deine angegebenen Daten vorab testen
- Zum Anlegen der Abteilung klicke abschließend auf den blauen Button Speichern
