Leistungen / Artikel sind vordefinierte Elemente, die dir den Prozess beschleunigen und erleichtern werden, neue Rechnungen, Angebote oder Vorschläge zu erstellen.
Üblicherweise müsstest du dabei alle Leistungen / Artikel die du deinen Kunden verkaufst, manuell eintragen und definieren. Wenn du öfter dieselben Leistungen oder Artikel verkaufst, kannst du sie nun als solche vor-definiert abspeichern und später per Dropdown in deine Rechnung / dein Angebot / dein Vorschlag einbinden.
Anleitung: Neue Leistungen / Artikel erstellen
Schritt 1: Neuen Artikel anlegen
- Klicke als Admin unter dem Menüpunkt Vertrieb (1) auf Leistungen / Artikel (2). Klicke dann auf den Button Rechnungsartikel erstellen (3).
Schritt 2: Artikel Details ausfüllen
- Beschreibung: Gebe dem Artikel einen Namen (sichtbar auf Rechnungen / Angeboten)
- Lange Beschreibung: Hier kannst du den Artikel näher beschreiben (sichtbar auf Rechnungen / Angeboten)
- Rate: Die Gesamtkosten für diesen Artikel (ohne Berücksichtigung von Steuern)
- Steuern: Wenn der Artikel eine vordefinierte Steuer übernimmt, wird die Steuer automatisch angewendet, wenn eine neue Rechnung / Angebot / Vorschlag erstellt wird. Du kannst dem Artikel zwei Steuern hinzufügen.
- Einheit: Wenn du den Artikel mit einer Einheit (kg, Anzahl, Meter, etc.) beschreiben musst, kannst du diese hier angeben
- Artikelgruppe: Wenn du viele vordefinierte Artikel hast, kannst du diese in Gruppen gruppieren. Damit behältst du den Überblick. Hier kannst du den Artikel einer solchen Gruppe zuweisen (du musst Gruppen zuvor im vorherigen Fenster erstellt haben. Diesen Schritt kannst du aber auch später nachholen)
Schritt 3: Artikel Speichern
Wenn du zufrieden bist, klicke auf den Button Speichern um die Leistung / den Artikel zu erstellen und in deine Datenbank hinzuzufügen.
Hinweis: Leistungen / Artikel, die bereits in Rechnungen, Angeboten oder Vorschlägen eingefügt wurden, werden durch Änderungen nicht mehr betroffen. Änderungen an Leistungen / Artikeln gelten immer für zukünftige Rechnungen / Angebote / Vorschläge.
Anwendungsbeispiel: Artikel in Rechnung / Angebot einbauen
Dies ist ein sehr konkretes Beispiel, das dir zeigt, wie du einen vordefinierten Artikel in eine Rechnung einbauen kannst.
Schritt 1: Rechnung erstellen
- Klicke auf Vertrieb (4) > Rechnungen (5) und dort oben Links auf den Button Rechnung erstellen (6)
Schritt 2: Artikel einfügen
- Oben definierst du die Rechnungsdetails und unten kannst du die Artikel einfügen. Hier findest du auf der linken Seite ein Dropdown mit der Aufschrift Hinzufügen.
- Hier kannst du deinen zuvor definierten Artikel nun aus einer Liste auswählen. Wenn keine Einträge angezeigt werden, tippe die ersten Buchstaben deines Artikel Titels in der kleinen Suchleiste ein, bis passende Ergebnisse angezeigt werden
Artikelpreise in mehreren Währungen / basierend auf der Währungsnutzung
Gorilla CRM kann in der Basiswährung oder in der Kundenwährung fakturieren (wenn diese im Kundenprofil konfiguriert wurde). Je nachdem welche Währung dein Kunde benutzt, kann ein und derselbe Artikel mehrere Preise (je 1 pro Währung) haben.
Damit das funktioniert, musst du aber mindestens einen Kunden mit einer anderen Währung als deiner Basiswährung angelegt haben. Dann kannst du bei deinen Leistungen / Artikeln je einen Preis pro Währung eintragen.