Die Projekt Übersicht
Wenn du nun ein Projekt erstellt hast, öffnet sich ein neues Fenster und du siehst deinen Projekt Überblick. Hier hast du nun einen Überblick über alle Details, den Fortschritt und die erfassten Stunden / Ausgaben aller Aufgaben.
Der Fortschritt lässt sich errechnen aus der Anzahl der offenen Aufgaben im Projekt. Dazu muss die Option Fortschritt durch Aufgaben berechnen aktiviert worden sein. Jede neu hinzugefügte Aufgabe verringert damit den % Fortschritt des Projekts.
Übersicht aller Ausgaben // Stunden
Auf der rechten Seite siehst du eine Ausgaben Übersicht, die sich wie folgt zusammensetzt:
- aufgezeichnete Stunden: Die Summe aller erfassten Aufgaben-Arbeitsstunden, hier sind sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Stunden enthalten.
- berechenbare Stunden: Die Summe der erfassten Stunden von Aufgaben, in denen die Option abrechenbar aktiviert wurde.
- verrechnete Stunden: Die Summe aller Stunden, die bereits an die Mitarbeiter verrechnet wurden
- nicht verrechnete Stunden: Die Summe aller Stunden, die noch nicht verrechnet wurden.
Dasselbe Prinzip gilt auch für Ausgaben. Die Ausgaben setzen sich zusammen aus dem zuvor im Projekt definierten Stundensatz. Hinweis: Diesen kannst du nur definieren, wenn die Abrechnungsart auf Stundenaufzeichnung gesetzt wurde.
Projekt Meilensteine anlegen
Ein weiteres grundlegendes Feature bei Gorilla, sind die Meilensteine. Meilensteine können in deinem Projektmanagement eine große Hilfe sein. Sie sind mittelfristige Aufgabenziele und teilen den Projektverlauf in überprüfbare Etappen. Sie erleichtern damit sowohl die Projektplanung als auch die Kontrolle des Projektfortschritts. Zudem sind sie auch wichtig für die Motivation, um Aufgaben Schritt für Schritt zu lösen und Erfolge feiern zu können.
Um in Gorilla einen Meilenstein zu erstellen, klickst du einfach auf den Tab Meilensteine und hast dort verschiedene Möglichkeiten deinen Meilenstein zu definieren. Du kannst den Meilenstein benennen und eine Deadline auswählen, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist. Ferner hast du die Möglichkeit den Meilenstein zu beschreiben und ihm den Kunden anzeigen zu lassen. Die Auftragsnummer, die ebenfalls ausgefüllt werden kann, beschreibt, in welcher Reihenfolge die Meilensteine später in der Meilenstein-Übersicht eines Projekts angezeigt werden. Je niedriger, desto weiter vorne wird der Meilenstein und seine Aufgaben angezeigt
Nähere Informationen zur Meilensteinerstellung findest du unter: https://help.gorilla.cc/knowledge-base/meilensteine-in-projekten-erstellen/
Aufgaben erstellen
Ein weiteres Feature, welches mit der Projekterstellung einhergeht, ist das anlegen und bearbeiten von Aufgaben. Aufgaben können deinen Mitarbeitern direkt zugewiesen und per Zeitmessung genau abgerechnet und bezahlt werden. Ewiges Ausfüllen eines Stundenzettels oder sonstigen Dingen, sind dank Gorilla nicht mehr von Bedeutung für den Mitarbeiter. Aufgaben können auch direkt Preise zugewiesen werden, um später erledigte Aufgaben über Gorilla in Rechnung zu stellen.
Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klickst du einfach auf den Button Aufgabe erstellen. Es öffnet sich nun ein neues Fenster, wo du verschiedene Felder ausfüllen kannst.
- Unter dem Punkt Teamfreigabe kannst du aktivieren, dass das ganze Team diese Aufgabe sehen darf. Falls du es deaktiviert hast, sehen es nur zugewiesene Mitarbeiter, Follower und der Ersteller und Administrator dieser Aufgabe.
- Wenn du das Kontrollkästchen Abrechenbar aktivierst, kann die erstellte Aufgabe später per Rechnung abgerechnet werden.
- Weiterhin kannst du Dateien anhängen, die für die Aufgabe benötigt werden. Gorilla bietet hier einen großen Vorteil, denn es wird kein WeTransfer, Dropbox oder Google Drive mehr benötigt. Es kann alles in Gorilla geregelt werden.
- Betreff beschreibt den Titel der Aufgabe, die du erstellst.
- Beim Stundensatz kannst du die Kosten pro Stunde Arbeitszeit eintragen, wenn du die Aufgabe später abrechnen willst.
- Mit Start- und Enddatum kannst du festlegen, wie lange dein Mitarbeiter Zeit für diese Aufgabe hat. Zudem erhält er eine Benachrichtigung, wenn die Deadline für die Aufgabe näher rückt.
- Priorität dient dazu, die Wichtigkeit der Aufgabe festzulegen. Je höher die Priorität, desto höher findest sich die Aufgabe in der Aufgabenliste wieder.
- Falls es Aufgaben gibt, die möglicherweise wiederholt werden müssen, kannst du unter dem Punkt Alle x wiederholen angeben, wie oft diese wiederholt werden sollen.
- Eine weitere bedeutende Möglichkeit hast du, indem du die Aufgabe verschiedenen Elementen in Gorilla zuordnest (Beispielsweise einem Projekt, einem Kunden, einem Vertrag uvm.). Die Aufgabe kann auf direktem Wege einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Dieser erhält eine Benachrichtigung und kann die Umsetzung zudem per Zeitmessung erledigen.
- Tags helfen dir und deinen Mitarbeitern, Aufgaben leichter über die Gorilla Suche aufzufinden.
- Ein Feld, welches eine zentrale Rolle bei der Aufgabenerstellung spielt ist die Beschreibung. Dieses dient als Arbeitsanleitung für die Aufgabe. Mitarbeiter, denen die Aufgabe zugeordnet wurde, können somit direkt mit der Umsetzung beginnen, da sie sofort wissen, welche Arbeitsschritte sie durchzuführen haben.
Hast du alle Details ausgefüllt, ist es am Ende natürlich wichtig, dass du auf „Speichern“ klickst, um die Aufgabe final zu erstellen. Beim Klick auf „Schließen“ werden die Änderungen verfallen
Gorilla bietet nicht nur dir einen Vorteil, sondern auch deinen Kunden. Wie eben bereits erwähnt, kannst du ihnen Zugriff zu deinem Projekt und zu den jeweiligen Aufgaben geben. Somit kann der Kunde direkt mitarbeiten und wird involviert. Er kann unter anderem den Status des Projekts und seine Rechnungen einsehen, Aufgaben im Projekt erstellen und diese direkt an deine Mitarbeiter zuweisen.
Kunden Aufgaben / Projekte zuweisen > Exkurs Kunden erstellen
Um einen Kunden Zugriff auf dein Projekt zu gewähren, musst du zunächst einen Kunden unter dem Menüpunkt Kunden erstellen.
Eine ausführliche Erklärung zum Thema Kunde erstellen und Kundenkontakt anlegen findest du unter:
https://help.gorilla.cc/knowledge-base/neuen-kunden-anlegen/
https://help.gorilla.cc/knowledge-base/neuen-kundenkontakt-anlegen/
Hast du nun einen Kunden erstellt, klickst du auf den Tab Kontakte.
Es öffnet sich ein neues Fenster und jetzt kannst du auf den jeweiligen Kontakt zugreifen, der Berechtigungen zu einem oder mehreren Projekten erhalten soll.
Klickst du also nun auf den Namen deines Kontakts, öffnet sich ein neues Fenster, wo du folgende entscheidende Schritte beachten solltest:
- Um einen Kunden Zugriff auf dein Projekt zu gewähren, musst du ein Passwort festlegen, welches ihm per E-Mail zugesendet wird (Diese E-Mail Adresse hast du natürlich vorher individuell für deinen Kunden angelegt). Sollte dein Kunde sein Passwort vergessen haben, kann es im Kundenbereich neu angesetzt werden.
Ein weiterer entscheidender Schritt ist es nun, deinem Kunden die Berechtigungen zu geben, dass sie unter anderem auf ein Projekt zugreifen dürfen. Scrollst du in dem oben abgebildeten Fenster ein wenig herunter, siehst du Folgendes:
Unter dem Punkt Berechtigungen kannst du nun deinen Kontakt individuelle Berechtigungen auf verschiedene Dinge geben. Beispielsweise kannst du ihm Zugang zu den Rechnungen oder Angeboten verschaffen. Er darf Zugriff haben auf die Verträge, Vorschläge, den Support oder natürlich auf die Projekte. Wenn du möchtest, dass er auf bestimmte Bereiche keine Berechtigung hat, klickst du einfach auf das grüne Feld, welches infolgedessen grau erscheint.
Um dir selber die Kundenansicht anzeigen zu lassen, klickst du auf Menü > Projekte > Projekt anklicken > Mehr (blauer Button oben rechts). Dort findest du die Option Zeige Projekt als Kunde. Es öffnet sich ein neues Fenster, indem du die URL kopieren und deinem Kunden zu schicken kannst. Nach dem Login kann er dann dort das Projekt und alle Aufgaben sehen. Die URL für die Projekt-Kundenansicht lautet dann zum Beispiel:
https://DeinGorillaName.gorilla.cc/clients/project/123
(Wobei 123 die Projekt-Nummer des aktuellen Projekts ist).
Möchtest du den Kunden direkt zu einer Aufgabe schicken, klicke im neuen Fenster erst auf den Tab “Projekte” und dann dort auf die spezifische Aufgabe. Die Aufgabe im Detail geöffnet, die URL ändert sich somit führst du den Kunden über den Link direkt zur Aufgaben-Ansicht.
Gorilla bietet dir somit einen simplen und erfolgreichen Weg, deine Projekte effektiv zu managen.