Im GorillaCRM kannst du jedem Mitarbeiter individuelle Berechtigungen zuweisen. Diese erklären wir in diesem Artikel näher im Detail. Um bei einer Vielzahl von Mitarbeitern schneller Berechtigungen zu definieren, bietet das GorillaCRM dir sogenannte Mitarbeiter Rollen an. Auch diese erklären wir in diesem Artikel.
Hinweis: Hier geht’s nur Anleitung, wie du neue Mitarbeiter anlegen kannst
Welche Mitarbeiter Berechtigungen gibt es?
Du kannst Mitarbeitern im GorillaCRM verschiedene Berechtigung je nach GorillaCRM-Funktion (Modul) erteilen. Es gibt 5 Arten von Berechtigungen und 21 GorillaCRM-Funktionen / Module.
5 Arten von Berechtigungen, die du erteilen kannst:
- Ansehen
- Anzeigen (Eigene)
- Erstellen
- Bearbeiten
- Löschen
Beispiel am Modul Rechnung:
- Ansehen: Der Mitarbeiter sieht alle Rechnungen, die im GorillaCRM erstellt wurden. Unabhängig von wem sie erstellt wurden und welchem Kunden sie zugewiesen wurden.
- Anzeigen (Eigene): Der Mitarbeiter sieht nur Rechnungen, die er selber erstellt hat oder die ihm von einem anderen Mitarbeiter zugewiesen wurden
- Erstellen: Der Mitarbeiter darf eigene Rechnungen erstellen
- Bearbeiten: Der Mitarbeiter darf alle (auch von anderen Mitarbeitern erstellte) Rechnungen bearbeiten
- Löschen: Der Mitarbeiter darf alle (auch von anderen Mitarbeitern erstellte) Rechnungen löschen
25 GorillaCRM-Funktionen / Module, zu denen Mitarbeiter individuell berechtigt werden können:
- Angebote
- Artikel / Leistungen
- Aufgaben
- Aufgaben Checkliste Vorlagen
- Ausgaben
- Berichte
- Einstellungen
- Email Templates (hier sind System E-Mail gemeint)
- Gutschriften
- Kunden
- Leads
- Mitarbeiter
- PDF Massenexport
- Projekte
- Rechnungen
- Rollen (hier sind Mitarbeiter Rollen gemeint)
- Umfragen
- Verträge
- Vorschläge
- Wissensdatenbank (hier ist Knowledgebase gemeint)
- Zahlungen
- Ziele (hier sind Vertriebsziele gemeint)
Wo kann ich Mitarbeiter Berechtigungen einstellen?
- Gehe im Menü auf Einstellungen > Mitarbeiter
- Wähle einen Mitarbeiter per Klick auf seinen Namen aus
- Öffne im Mitarbeiter-Profil das Tab Berechtigungen
- Hier kannst du individuell Berechtigungen verändern
- Hier kannst du dem Mitarbeiter stattdessen auch eine Rolle zuweisen
Wo kann ich Mitarbeiter Rollen erstellen?
- Gehe im Menü auf Einstellungen > Rollen
- Klicke hier auf Rolle hinzufügen
- Gebe der Rolle einen Namen
- Wähle die Berechtigungen für diese Rolle
- Klicke auf Speichern – die Rolle wurde erstellt
- Öffne ein Mitarbeiter Profil und weise ihm nun die soeben erstellte Rolle zu (siehe oben)
Hinweise und Besonderheiten zu Mitarbeiter Rollen
Eine Mitarbeiter Rolle kann mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden. Wenn du eine Rolle änderst, fragt dich das GorillaCRM, ob du diese Änderungen auch auf alle Mitarbeiter mit dieser Rolle übertragen willst. Diese Nachricht sieht etwa so aus:
Setze in der Checkbox einen Haken und alle Mitarbeiter mit dieser Rolle erhalten die aktualisierte Version der Berechtigungen. Lässt du den Haken weg, werden die Berechtigungen der Mitarbeiter mit dieser Rolle nicht aktualisiert.
Ausnahme: Administrator-Rechte hinzufügen / entfernen
Jedes Mitarbeiter-Profil kann auch als Administrator gespeichert werden. Administratoren haben Zugriff auf alle Elemente vom GorillaCRM und können auch anderen Mitarbeitern Administrator-Rechte geben oder entfernen.
Damit dein Mitarbeiter ein Administrator wird, aktiviere in seinem Mitarbeiter Profil bitte folgende Checkbox:
