Erste Schritte im Projektmanagement

Übersicht über das Projektmanagement mit Gorilla

Das Projektmanagement im Gorilla CRM ist eines der spannendsten und wichtigsten Tools, die wir für dich bereitstellen. Welche Gründe gibt es, warum Gorilla dir einen riesigen Vorteil bei deinem Projektmanagement bietet?

• Projekt-basierende Arbeit mit den Kunden
• Meilensteile und Aufgaben im Projekt erstellen
• Direkte Aufgabenzuweisung an deine Mitarbeiter
• Transparenz für Kunden und Mitarbeiter
• Kunden können Zugang zu Projekten im Kundenbereich erhalten und haben direkten Einfluss
  • Kunden können Rechnungen einsehen, Dateien hoch- und runterladen, an Diskussionen teilnehmen etc.
• Rechnungen, Aufgaben, Gutschriften und Ausgaben können für spezifische Projekte erstellt, gesammelt und berechnet werden
• Support Tickets können einzelnen Projekten zugewiesen, im Projekt Bereich eingesehen und aufgerufen / bearbeitet werden

Im Folgenden werden dir die einzelnen Arbeitsschritte und Möglichkeiten noch einmal kurz vorgestellt und erläutert.

Projekt erstellen

Unter dem Menüpunkt Projekte findest du zunächst eine Übersicht über alle Projekte. Hier werden alle wichtigen Projektdaten an einem Ort gesammelt. Es ist also ein Sammelpunkt für Aufgaben, Angebote, Rechnungen und der Schauplatz der Zusammenarbeit zwischen dir, deinen Mitarbeitern und deinen Kunden.

Um ein neues Projekt zu erstellen, definierst du im ersten Schritt zunächst deine Projekt Details. Hierzu klickst du einfach auf den blauen Button Neues Projekt und hast nun die Gelegenheit, verschiedenste Punkte auszufüllen, die für dein Projekt wichtig sind.

Es öffnet sich nun ein Fenster, wo du die verschiedenen Details deines Projektes ausfüllen kannst. Hier kannst du nun unter anderem den Projektnamen eintragen und deinen Kunden auswählen. Um einen Kunden auszuwählen, ist es aber erforderlich, dass du vorher, unter dem Menüpunkt Kunden, einen Kunden angelegt hast. Sonst kannst du kein Projekt erstellen.

Weitere Details, die du angeben kannst um dein Projekt zu personalisieren:

• Fortschritt durch Aufgaben berechnen: Du kannst den Projektfortschritt messen lassen, indem du die Erledigung von dafür definierten Aufgaben nutzt. Das ist hilfreich, wenn du eine Vielzahl oder alle Aufgaben vorab definieren kannst
• Abrechnungsart: Es gibt drei Abrechnungsarten für Projekte:
  • • pauschal (Fixbetrag)
    • Stundenaufzeichnung (Basierend auf die gesamt verrechenbaren Stunden des Projektes und des Projekt-Stundensatzes)
    • Aufgaben Aufzeichnung (basierend auf dem Aufgaben Stundensatz und der Zeitmessung der einzelnen Aufgaben)
    • Hinweis: Der Abrechnungstyp kann nicht mehr geändert werden, wenn abgerechnete Aufgaben für das Projekt gefunden wurden.
  • Status: Du kannst den Status bereits beim Anlegen definieren
  • Kosten gesamt: Erscheint falls Abrechnungsart pauschal ist und definiert die Gesamtkosten des Projekts
  • Geschätzte Stunden: Deine Schätzung des Aufwands
  • Projekt Mitglieder: Hier kannst du mehrere Mitglieder hinzufügen (Hinweis: Nur Projektmitglieder und Mitarbeiter, die die Erlaubnis haben, Projekte zu verwalten und darauf zugreifen zu können)
  • Startdatum: Start des Projekts
  • Deadline: Ende des Projekts (es können Erinnerungsmails versendet werden)
  • Tags: Hilfreich für die schnellere Suche
  • Projekt Beschreibung: Hier kannst du eine komplette Beschreibung einfügen, die auch für den Kunden sichtbar ist

Im zweiten Schritt kannst du Projekteinstellungen speziell für deinen Kunden definieren.

Der Screenshot zeigt hier die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten, die du genau auf deinen Kunden anpassen kannst. Ganz oben kannst du im Dropdown definieren, welche Tabs für das Projekt, auch dem Kunden angezeigt werden sollen. Du kannst mehrere Elemente an- und abwählen. Gorilla bietet dir hier die Möglichkeit deinem Kunden Transparenz zu bieten und ihn näher in dein Projekt zu involvieren.  Die Einstellungen sind auch während des Projektes individuell anpassbar und können geändert werden.

Nähere Informationen zum Erstellen deines Projekts mit Gorilla findest du unter: https://help.gorilla.cc/knowledge-base/neues-projekt-erstellen/ 

Projekt Übersicht

Wenn du nun ein Projekt erstellt hast, öffnet sich ein neues Fenster und du siehst deinen Projekt Überblick. Hier hast du nun einen Überblick über alle Details, den Fortschritt und die erfassten Stunden / Ausgaben aller Aufgaben.

Der Fortschritt lässt sich errechnen aus der Anzahl der offenen Aufgaben im Projekt. Dazu muss die Option Fortschritt durch Aufgaben berechnen aktiviert worden sein. Jede neu hinzugefügte Aufgabe verringert damit den % Fortschritt des Projekts.

Übersicht aller Ausgaben // Stunden

Auf der rechten Seite siehst du eine Ausgaben Übersicht, die sich wie folgt zusammensetzt:

• aufgezeichnete Stunden: Die Summe aller erfassten Aufgaben-Arbeitsstunden, hier sind sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Stunden enthalten.
• berechenbare Stunden: Die Summe der erfassten Stunden von Aufgaben, in denen die Option abrechenbar aktiviert wurde.
• verrechnete Stunden: Die Summe aller Stunden, die bereits an die Mitarbeiter verrechnet wurden
• nicht verrechnete Stunden: Die Summe aller Stunden, die noch nicht verrechnet wurden.

 

Dasselbe Prinzip gilt auch für Ausgaben. Die Ausgaben setzen sich zusammen aus dem zuvor im Projekt definierten Stundensatz. Hinweis: Diesen kannst du nur definieren, wenn die Abrechnungsart auf Stundenaufzeichnung gesetzt wurde.

 

Projekt Meilensteine anlegen

Ein weiteres grundlegendes Feature bei Gorilla, sind die Meilensteine. Meilensteine können in deinem Projektmanagement eine große Hilfe sein. Sie sind mittelfristige Aufgabenziele und teilen den Projektverlauf in überprüfbare Etappen. Sie erleichtern damit sowohl die Projektplanung als auch die Kontrolle des Projektfortschritts. Zudem sind sie auch wichtig für die Motivation, um Aufgaben Schritt für Schritt zu lösen und Erfolge feiern zu können.

Um in Gorilla einen Meilenstein zu erstellen, klickst du einfach auf den Tab Meilensteine und hast dort verschiedene Möglichkeiten deinen Meilenstein zu definieren. Du kannst den Meilenstein benennen und eine Deadline auswählen, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist. Ferner hast du die Möglichkeit den Meilenstein zu beschreiben und ihm den Kunden anzeigen zu lassen. Die Auftragsnummer, die ebenfalls ausgefüllt werden kann, beschreibt, in welcher Reihenfolge die Meilensteine später in der Meilenstein-Übersicht eines Projekts angezeigt werden. Je niedriger, desto weiter vorne wird der Meilenstein und seine Aufgaben angezeigt

Nähere Informationen zur Meilensteinerstellung findest du unter: https://help.gorilla.cc/knowledge-base/meilensteine-in-projekten-erstellen/

Aufgaben erstellen

Ein weiteres Feature, welches mit der Projekterstellung einhergeht, ist das anlegen und bearbeiten von Aufgaben. Aufgaben können deinen Mitarbeitern direkt zugewiesen und per Zeitmessung genau abgerechnet und bezahlt werden. Ewiges Ausfüllen eines Stundenzettels oder sonstigen Dingen, sind dank Gorilla nicht mehr von Bedeutung für den Mitarbeiter. Aufgaben können auch direkt Preise zugewiesen werden, um später erledigte Aufgaben über Gorilla in Rechnung zu stellen.

Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klickst du einfach auf den Button Aufgabe erstellen. Es öffnet sich nun ein neues Fenster, wo du verschiedene Felder ausfüllen kannst.

• Unter dem Punkt Teamfreigabe kannst du aktivieren, dass das ganze Team diese Aufgabe sehen darf. Falls du es deaktiviert hast, sehen es nur zugewiesene Mitarbeiter, Follower und der Ersteller und Administrator dieser Aufgabe.
• Wenn du das Kontrollkästchen Abrechenbar aktivierst, kann die erstellte Aufgabe später per Rechnung abgerechnet werden.
• Weiterhin kannst du Dateien anhängen, die für die Aufgabe benötigt werden. Gorilla bietet hier einen großen Vorteil, denn es wird kein WeTransfer, Dropbox oder Google Drive mehr benötigt. Es kann alles in Gorilla geregelt werden.
• Betreff beschreibt den Titel der Aufgabe, die du erstellst.
• Beim Stundensatz kannst du die Kosten pro Stunde Arbeitszeit eintragen, wenn du die Aufgabe später abrechnen willst.
• Mit Start- und Enddatum kannst du festlegen, wie lange dein Mitarbeiter Zeit für diese Aufgabe hat. Zudem erhält er eine Benachrichtigung, wenn die Deadline für die Aufgabe näher rückt.
• Priorität dient dazu, die Wichtigkeit der Aufgabe festzulegen. Je höher die Priorität, desto höher findest sich die Aufgabe in der Aufgabenliste wieder.
• Falls es Aufgaben gibt, die möglicherweise wiederholt werden müssen, kannst du unter dem Punkt Alle x wiederholen angeben, wie oft diese wiederholt werden sollen.
• Eine weitere bedeutende Möglichkeit hast du, indem du die Aufgabe verschiedenen Elementen in Gorilla zuordnest (Beispielsweise einem Projekt, einem Kunden, einem Vertrag uvm.). Die Aufgabe kann auf direktem Wege einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Dieser erhält eine Benachrichtigung und kann die Umsetzung zudem per Zeitmessung erledigen.
• Tags helfen dir und deinen Mitarbeitern, Aufgaben leichter über die Gorilla Suche aufzufinden.
• Ein Feld, welches eine zentrale Rolle bei der Aufgabenerstellung spielt ist die Beschreibung. Dieses dient als Arbeitsanleitung für die Aufgabe. Mitarbeiter, denen die Aufgabe zugeordnet wurde, können somit direkt mit der Umsetzung beginnen, da sie sofort wissen, welche Arbeitsschritte sie durchzuführen haben.

 

Hast du alle Details ausgefüllt, ist es am Ende natürlich wichtig, dass du auf „Speichern“ klickst, um die Aufgabe final zu erstellen. Beim Klick auf „Schließen“ werden die Änderungen verfallen

Gorilla bietet nicht nur dir einen Vorteil, sondern auch deinen Kunden. Wie eben bereits erwähnt, kannst du ihnen Zugriff zu deinem Projekt und zu den jeweiligen Aufgaben geben. Somit kann der Kunde direkt mitarbeiten und wird involviert. Er kann unter anderem den Status des Projekts und seine Rechnungen einsehen, Aufgaben im Projekt erstellen und diese direkt an deine Mitarbeiter zuweisen.  

Kunden Aufgaben / Projekte zuweisen > Exkurs Kunden erstellen

Um einen Kunden Zugriff auf dein Projekt zu gewähren, musst du zunächst einen Kunden unter dem Menüpunkt Kunden erstellen.

Eine ausführliche Erklärung zum Thema Kunde erstellen und Kundenkontakt anlegen findest du unter:
https://help.gorilla.cc/knowledge-base/neuen-kunden-anlegen/
https://help.gorilla.cc/knowledge-base/neuen-kundenkontakt-anlegen/

 

Hast du nun einen Kunden erstellt, klickst du auf den Tab Kontakte.

Es öffnet sich ein neues Fenster und jetzt kannst du auf den jeweiligen Kontakt zugreifen, der Berechtigungen zu einem oder mehreren Projekten erhalten soll.

Klickst du also nun auf den Namen deines Kontakts, öffnet sich ein neues Fenster, wo du folgende entscheidende Schritte beachten solltest:

• Um einen Kunden Zugriff auf dein Projekt zu gewähren, musst du ein Passwort festlegen, welches ihm per E-Mail zugesendet wird (Diese E-Mail Adresse hast du natürlich vorher individuell für deinen Kunden angelegt). Sollte dein Kunde sein Passwort vergessen haben, kann es im Kundenbereich neu angesetzt werden.

Ein weiterer entscheidender Schritt ist es nun, deinem Kunden die Berechtigungen zu geben, dass sie unter anderem auf ein Projekt zugreifen dürfen. Scrollst du in dem oben abgebildeten Fenster ein wenig herunter, siehst du Folgendes:

Unter dem Punkt Berechtigungen kannst du nun deinen Kontakt individuelle Berechtigungen auf verschiedene Dinge geben. Beispielsweise kannst du ihm Zugang zu den Rechnungen oder Angeboten verschaffen. Er darf Zugriff haben auf die Verträge, Vorschläge, den Support oder natürlich auf die Projekte. Wenn du möchtest, dass er auf bestimmte Bereiche keine Berechtigung hat, klickst du einfach auf das grüne Feld, welches infolgedessen grau erscheint.

Um dir selber die Kundenansicht anzeigen zu lassen, klickst du auf Menü > Projekte > Projekt anklicken > Mehr (blauer Button oben rechts). Dort findest du die Option Zeige Projekt als Kunde. Es öffnet sich ein neues Fenster, indem du die URL kopieren und deinem Kunden zu schicken kannst. Nach dem Login kann er dann dort das Projekt und alle Aufgaben sehen. Die URL für die Projekt-Kundenansicht lautet dann zum Beispiel:

https://DeinGorillaName.gorilla.cc/clients/project/123

(Wobei 123 die Projekt-Nummer des aktuellen Projekts ist).

Möchtest du den Kunden direkt zu einer Aufgabe schicken, klicke im neuen Fenster erst auf den Tab “Projekte” und dann dort auf die spezifische Aufgabe. Die Aufgabe im Detail geöffnet, die URL ändert sich somit führst du den Kunden über den Link direkt zur Aufgaben-Ansicht.

 

Gorilla bietet dir somit einen simplen und erfolgreichen Weg, deine Projekte effektiv zu managen.