In diesem Artikel erklären wir dir, welche Daten du in dein GorillaCRM importieren kannst, besprechen die Voraussetzungen für einen Import und zeigen dir Schritt für Schritt, wie der Import durchzuführen ist.

Wir beginnen mit der Einleitung, in welcher du die Möglichkeiten des Imports kennen lernst. Weiter unten findest du die 7 Schritte Anleitung für den Standard Datenimport ins GorillaCRM.

 

Einleitung: Möglichkeiten und Regeln beim Datenimport

Welche Daten können ins GorillaCRM importiert werden?

Der GorillaCRM Datenimport funktioniert für folgende Elemente:

• Kundenprofile (=Firmenprofil + Kundenkontakte)
• Leads (= einzelne Kontakte)
• Artikel / Leistungen (= Produktartikel-Vorlagen für das schnelle Einfügen in deine Vorschläge, Angebote oder Rechnungen)

Welche Daten können NICHT ins GorillaCRM importiert werden?

• Bisherige Rechnungen oder Angebote (du kannst sie jedoch manuell in jedes Kundenprofil in der Dateiablage hochladen)
• Lieferscheine (Das Feature ist noch nicht vorhanden)
• Vertriebsdaten jeglicher Art für die Statistiken und Auswertungen
• Bisheriger E-Mail Verlauf
• Bisheriger Aktivitätenverlauf

Was kann händisch hinzugefügt werden?

• Dokumente wie PDFs (Rechnungen, Angebote) können im Kundenprofil unter “Dateien” hochgeladen und abgelegt werden
• Bisherige Vertriebsdaten können “nachgebaut” werden indem eine Rechnung / ein Angebot mit z.B. dem bisherigen Jahresumsatz erstellt wird, um die Umsatzdaten ins CRM zu bekommen – zur Abbildung der Umsatzzahlen in der Statistik

Gibt es eine Möglichkeit individuell eine Lösung zu entwickeln?

Falls dein bisheriges System Datensätze enthält, die du unbedingt automatisiert ins GorillaCRM übertragen musst, kann dafür eine individuelle Schnittstelle geschaffen werden. Unsere Programmierer können sich dein System anschauen und dir eine Einschätzung über den Ressourcenaufwand zukommen lassen, um dein bisheriges System mit dem GorillaCRM zu verbinden.

Kontaktiere unsere Experten für die Besprechung eines individuellen Entwicklungsauftrags für eine neue Schnittstelle im GorillaCRM. Schreibe uns dazu einfach eine E-Mail an consulting@gorilla.cc mit den Infos zu deinem System und einem Terminvorschlag.

Besondere Regeln beim Import:

Unterschiede bei Kunden, Leads und Artikel / Leistungen

• Kunden Import: Hier gilt die Firma als Kunde. Die Personen gelten als Kontakte dieses Kundenprofils. Ein Kundenprofil kann mehrere Kontakte enthalten. Das heißt pro eindeutigem Firmennamen wird ein Kundenprofil angelegt. Wenn mehrere Personen in der Import-Liste 1zu1 denselben Firmennamen enthalten, dann werden sie im selben Kundenprofil als Kontakt angelegt
• Lead Import: Leads sind Einzelpersonen. Auch wenn zwei oder mehrere Personen hier denselben Firmennamen tragen, so werden sie trotzdem alle als einzelne Leads angelegt. Es gibt keine Firmenprofile bei Leads, sondern immer nur einzelne Kontakte
• Artikel / Leistungen Import: Artikel / Leistungen sind vordefinierte Elemente, die du mit einem Klick auf deinen Vorschlägen, Angeboten und Rechnungen einbinden kannst.

Stamm-Felder und benutzerdefinierte Felder

Das GorillaCRM kommt mit einer Reihe an Standard-Feldern, die beim Import gefüllt werden können.

Wenn du darüber hinaus Felder brauchst, kannst du diese als benutzerdefinierte Felder anlegen. Du kannst aber nicht global in alle Module und Elemente hinein importieren. Hier gibt es besondere Regeln die es zu beachten gilt

• Kunden Import: Du kannst benutzerdefinierte Felder für Kunden anlegen und auch erfolgreich importieren. Du kannst aber in keine benutzerdefinierten Felder für Kontakte importieren. Du kannst sie zwar anlegen und händisch befüllen, aber unser Datenimport greift nicht in benutzerdefinierte Kontaktfelder
• Lead Import: Du kannst benutzerdefinierte Felder für Leads anlegen und auch erfolgreich importieren. Dopplungen werden gemessen anhand der E-Mail Adressen. Bei zwei oder mehr gleichen E-Mail Adressen wird nur die erste eindeutige E-Mail Adresse importiert. Zusätzliche Datensätze in den weiteren Zeilen mit derselben E-Mail Adressen werden nicht in Betracht gezogen. Stelle bitte sicher, dass deine erste Zeile immer die mit dem vollständigsten Datensatz ist
• Artikel / Leistungen: Du kannst benutzerdefinierte Felder für Artikel / Leistungen anlegen und auch erfolgreich importieren. Dopplungen kannst du überschreiben lassen oder aber überspringen, sodass nur neue Artikel importiert werden.

Der Standard Import in 7 einfachen Schritten:

Schritt 1: CSV Beispieldatei herunterladen

Lade dir zum Start immer erst die aktuellste CSV-Beispieldatei herunter. Diese findest du in deinem GorillaCRM im jeweiligen Import Bereich.

Für Kunden: Klicke auf Kunden > Kunden importieren > “Download Sample”

Für Leads: Klicke auf Leads > Interessenten importieren > “Download Sample” Button

Für Artikel / Leistungen: Klicke auf Vertrieb > Leistungen / Artikel > Artikel Import > “Beispieldatei herunterladen” Button

Die Beispieldatei ist eine .csv Datei. Am einfachsten lässt sie sich öffnen über

• Windows: Microsoft Excel
• MacOS: Mac Numbers
• Im Web: Google* Drive Tabellen. Google* Drive Tabellen ermöglicht zudem den Export als Komma-getrennte CSV Datei. Das ist unbedingt notwendig für den Import ins GorillaCRM.

Schritt 2: Existierenden Datensatz als CSV oder Excel exportieren

In deinem bestehenden CRM musst du jetzt einen Datensatz Export in Form einer .csv oder Excel Tabelle durchführen. Gegebenenfalls bekommst du beim Export mehrere Tabellen zum Download angeboten. Diese Tabellen müssen später in eine .csv Tabelle zusammengeführt werden.

Schritt 3: Existierenden Datensatz umbauen:

Standardfelder an den Anfang, Benutzerdefinierte Felder ans Ende

Nun muss dein existierender Datensatz an die Spalten-Reihenfolge der Beispiel-CSV angepasst werden. Schaue dir die Spalten-Reihenfolge in der CSV Beispieldatei an und baue deinen Datensatz im selben Stil nach. Dazu empfehlen wir dass du bestehende Spalten per “Ausschneiden”-Befehl (STRG+X) einfach ausschneidest, an die richtige Stelle eine neue Spalte erstellst und dort diese Spalte wieder einfügst (STRG+V). Bis die richtige Reihenfolge feststeht.

Du wirst schnell bemerken, dass dein Datensatz viele Felder enthält, die nicht in den Stammfeldern der GorillaCRM Beispiel-CSV enthalten sind. Sortiere diese Felder bitte immer ans Ende der Stamm-Spalten.

Wenn du manche Standard-Spalten des Beispiel-CSV nicht mit Daten füllen kannst, dann lass sie bitte leer bestehen. Auf keinen Fall solltest du die Spalten löschen, weil sonst dein Import nicht korrekt funktionieren wird. Jede Spalte aus der Beispiel-CSV muss in deinem Datensatz enthalten sein. Am Ende deiner Tabelle solltest du alle deine eigenen Spalten sehen, zu Beginn der Datei sollte die Spalten-Reihenfolge der aus dem CSV entsprechen.

Schritt 4: Benutzerdefinierte Felder anlegen im Gorilla

Nun kannst du nach DIESER ANLEITUNG für jede neue Spalte in deinem Datensatz ein eigenes benutzerdefiniertes Feld anlegen. Wichtig ist hierbei, dass du einige Regeln beachtest:

1. Die Reihenfolge in welcher du die benutzerdefinierten Felder anlegst bestimmt auch die Reihenfolge mit welcher sie importiert werden müssen. Prüfe deshalb nach dem Anlegen des letzten Feldes nochmal die Beispiel-CSV-Datei und lade sie dir dazu neu herunter. Passe dann deine Spalten-Reihenfolge auf die neue CSV-Datei an.
2. Lösche alle Spalten, die du nicht wirklich für den Import ins GorillaCRM benötigst. Dann sparst du dir nämlich einiges an Zeit und musst keine Felder anlegen, die du später eh wieder löschen wirst.
3. Achte darauf, dass benutzerdefinierte Felder für Kontakte zwar angelegt werden können, aber du Daten nicht in diese Felder importieren kannst. Solche Probleme ergeben sich meistens bei Feldern wie Geburtstag oder Private Telefonnummer der Kundenkontakte. Hier lautet die Lösung, dass du solche Felder beim Kunden anlegen und ins Kundenprofil importieren kannst. Aber achte auf folgenden Sonderfall: Wenn du in ein Kundenprofil mehrere Kontakte (die derselben Firma zugehören) importieren möchtest und jeder dieser Kontakte z.B. das Geburtsdatum als benutzerdefiniertes Feld importiert bekommen soll, kannst du das nicht über ein einziges benutzerdefiniertes Feld “Geburtstag” im Kundenprofil lösen. Denn obwohl du ein Kundenprofil mit einem Feld “Geburtstag” angelegt hast, hast du ja mehrere Kontakte mit mehreren Geburtsdaten. Beim Import wird aber immer nur die erste Zeile beachtet. Alle weiteren Geburtsdaten würden verloren gehen. Um diesen Sonderfall zu vermeiden, kannst du mehrere benutzerdefinierte Geburtstagsfelder für das Element “Kunde” anlegen und sie z.B. Geburtstag Kontakt 1, Geburtstag Kontakt 2 usw. benennen. Dann brauchst du auch mehrere Spalten in der CSV Datei und kannst die Geburtstage der einzelnen Kontakte nun auf die jeweilige Spalte verteilen. Das ist natürlich viel Arbeit. Vielleicht wäre es da leichter, solche Daten einfach händisch nachzutragen.

Schritt 5: Korrekten Export durchführen: CSV mit UTF-8 und KOMMA-Trennung

Wenn du deinen Datensatz nun korrekt formatiert und sortiert hast, musst du ihn noch in dem korrekten Format exportieren. Das GorillaCRM benötigt eine CSV-Datei mit Komma getrennten Werten. Es gibt auch die Semikolon getrennten CSV Dateien. Diese führen bei uns im System aber zu Fehlern beim Import.

Ein Tool das immer als Komma getrennte CSV Datei exportiert ist Google* Drive Tabellen. Lade deine Excel oder CSV Datei ins Google* Drive hoch, öffne sie mit dem Google* Drive Tabellen Tool und dann gehe auf Datei > Herunterladen als > CSV Datei (Komma getrennte Werte).

Das MacOS Numbers ermöglicht auch einen Komma getrennten CSV-Export. Dazu musst du aber tatsächlich deine MacOS System Einstellungen ändern. Wir haben die Erklärung dazu auf dieser Seite hier gefunden: Erklärung ansehen

Microsoft Excel sollte auch einen Komma getrennten CSV Export anbieten. Hier der Hilfe-Artikel von Microsoft dazu.

Schritt 6: Probe-Import durchführen

Bevor du deine Daten nun importierst, empfiehlt es sich immer erst einen Probe-Import durchzuführen. Gehe dazu auf die jeweilige Import Seite. Das war wie folgt:

Kunden: Gehe auf Kunde > Kunden importieren

Leads: Gehe auf Leads > Interessenten importieren

Hinweis: Diese Funktion existiert nicht für Leistungen / Artikel

Hier siehst du nun das Upload-Feld. Wähle darüber von deinem Computer die CSV-Datei aus. Klicke nun nicht auf den Button Importieren sondern auf den Button Import simulieren. (Hinweis: Dieser Button existiert nicht bei Leistungen / Artikel).

Nun führt das GorillaCRM einen Probe-Import der ersten 100 Zeilen deiner CSV-Datei durch. Die auf der Seite angezeigte Tabelle zeigt dir an, wie deine Daten importiert werden würden. Bitte prüfe, ob in jeder Spalte die vorhergesehenen Daten auch korrekt dargestellt werden. Findest du hier einen Fehler, kannst du ihn schnell korrigieren. Später musst du dafür den gesamten Datensatz löschen oder händisch einzeln bearbeiten.

Probleme beim Import? Das FAQ

Stimmt der Inhalt der Spalten?

• Bitte prüfe in der Vorschau-Tabelle, ob die Inhalte der Spalten auch in der korrekten Spalte angezeigt werden. Das heißt ob z.B. die E-Mail auch in der Spalte E-Mail, die Adresse in der Adresse-Spalte usw. vorliegen. Wenn deine Spalten Inhalte nicht stimmen, dann hast du vermutlich eine Spalte vergessen oder eine Spalte zu viel eingebaut. Dadurch verschieben sich alle deine Datensätze um ein zwei Felder nach links oder nach rechts. Prüfe deine Spaltenreihenfolge nochmal neu.

PHP Fehler: Wurde eine Spalte vergessen oder einmal zu oft hinzugefügt?

• Hast du eine Spalte zu wenig oder eine Spalte zu viel im System drin? Hast du hinten vielleicht noch leere Spalten in der Tabelle, die du nicht gelöscht hast? Jede Spalte zuviel kann zu einem Fehler führen

PHP Fehler: Hast du die CSV-Datei auch wirklich als komma-getrennte Datei exportiert?

• Bist du sicher, dass deine CSV-Datei eine Komma getrennte Datei ist? Falls nicht, dann lade sie nochmal bei Google* Drive Tabellen hoch und exportiere sie von dort als CSV Datei. Diese ist dann ganz sicher Komma getrennt.

PHP Fehler weil falsche Daten in der Tabelle eingetragen wurden?

• Hast du Spalten falsch oder unwissend ausgefüllt? Manche Spalten sollen z.B. nur Nummern enthalten. Ein oder mehrere Buchstabe in diesen Spalten kann zu einem Fehler führen. Prüfe bitte alle Spalten, ob sie korrekt gefüllt wurden.

Schritt 7: Import Simulation erfolgreich? Dann starte den echten Import

Wenn die Import Simulation keine Fehler aufgewiesen hat, dann kannst du nun einen echten Import durchführen. Beachte dabei noch die besonderen Einstellungsmöglichkeiten des GorillaCRMs:

Kunden Import: Du kannst deine Kundenprofile beim Import bestimmten Kundengruppen zuweisen. Willst du verschiedene Profile in getrennte Gruppen importieren, dann teile deine CSV-Datei bitte nach Gruppen auf und importiere jede Gruppe einzeln.

Du kannst beim Import allen Kundenkontakten ein und dasselbe Standard-Passwort für ihren Login-Bereich eintragen lassen. So kannst du es leichter kommunizieren. Deine Kontakte können ihr Passwort dann später sowieso im Kundenbereich ändern.

Lead Import: Du kannst beim Import deiner CSV-Liste bestimmen, welcher Quelle deine Leads entspringen, welchen Status sie haben sollen und welchem Mitarbeiter sie zugewiesen werden sollen. Auch hier gilt die Devise: Willst du verschiedenen Leads verschiedene Quellen, Stati oder Mitarbeiter zuweisen, dann teile deine Lead-Liste bitte je nach individueller Zuweisung auf einzelne kleine Listen auf und importiere sie nacheinander, jeweils mit der korrekten Quellen-, Status- oder Mitarbeiter-Zuweisung.

Leistungen / Artikel Import: Du kannst bestehende Artikel überschreiben lassen. Dabei wird der Name als Vergleich herangezogen. Oder du kannst auswählen, dass nur neue Einträge hinzugefügt werden sollen – bestehende werden dann nicht verändert.

Sonderfelder Import Hilfe

Feld: Geschlecht / Gender: Bitte ausfüllen mit 1 für Male (männlich) und 2 für female (weiblich)

Datenimport Probleme?

Mit diesen Schritten hast du den Datenimport erfolgreich beendet. Bei Fragen oder Problemen hierzu, wende dich gerne jederzeit an unseren Support unter support@gorilla.cc und wir werden dir gerne weiterhelfen.

Weitere Hinweise

Wichtiger Hinweis für das Download Sample: Lieber Nicht Microsoft Excel benutzen: Das heruntergeladene Download Sample solltest du NICHT mit Microsoft Excel öffnen. Das zerschießt nämlich die Datei. Microsoft Excel erzeugt einen Bug, den wir von Außen nicht lösen können. Wir empfehlen daher andere Anbieter zu nutzen, wie Mac Numbers oder Google* Tabellen zu benutzen. Du kannst die Sample Datei bei Google* hochladen, doppelklicken und sie somit direkt in Google* bearbeiten. Wenn du die Sample Datei nicht nur anschauen, sondern auch bearbeiten willst, kannst du sie danach wieder bei Google* als .csv Tabelle exportieren lassen. Andernfalls lege für deine Import-Tabellen bitte einfach eine neue .csv Tabelle an.

Die erste Zeile der CSV-Datei, sollte die Spaltenüberschrift in der Tabelle als Beispiel darstellen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei als UTF-8-Codierung eingestellt ist, um unnötige Probleme zu vermeiden.

Wenn eine Kunde per E-Mail in der Datenbank gefunden wird, werden doppelte E-Mails nicht importiert – es wird also kein neuer Kunde angelegt.

Es ist nicht empfehlenswert, innerhalb einer CSV-Datei mehr als 500 Zeilen zu importieren. Du solltest den Importvorgang auf mehrere Dateien aufteilen.

*Datenschutz Hinweis: Hinsichtlich der Übertragung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Google achten Sie bitte auf die geltenden Datenschutzgesetze.