Lege Kunden in deiner Datenbank an, damit du ihnen direkt Vorschläge / Angebote / Rechnungen erstellen, mit ihnen an Projekten arbeiten und ihre Support Tickets korrekt zuweisen kannst. Gorilla erkennt die Kunden-E-Mail und ermöglicht dir so allen Kundenkontakt über Gorilla abzuwickeln – alles an einem Ort.
Der grobe Ablauf:
1. Erst legst du einen Kunden an (die Firma)
2. Dann legst du pro Kunde (Firma) einen oder mehrere Kundenkontakte (Personen) an
Anleitung: Neuen Kunden anlegen
Schritt 1: Neuen Kunden anlegen
- Klicke im Menü auf Kunde (1). Im neuen Fenster klickst du auf den blauen Button Kunde erstellen (2)
- Tipp: Du kannst neue Kunden schnell hinzufügen, indem du links oben auf das Schnell-Aktion-Button (3) (Hammer-Symbol) im Dashboard klickst und +Kunde auswählst.
Schritt 2: Details ausfüllen
Im Tab Kunden Details
- Firma: Der Firmenname
- Telefonnummer: Mit Landesvorwahl (z.B. +49)
- Website: Die Website-URL
- Gruppe: Du kannst Kunden in Gruppen sortieren. Mit einem Klick auf das Plus kannst du eine neue Gruppe erstellen
- Währung: Du kannst dem Kunden eine spezifische Währung zuweisen, die dann automatisch als Währung auf Vorschlägen, Angeboten, Rechnungen, etc. vorausgewählt wird
- Standard Sprache: Dein Kunde kann Zugang zum Kundenbereich bekommen. Hier definierst du, in welcher Sprache er Gorilla sehen soll (und in welcher Sprache automatische Gorilla E-Mails an ihn versendet werden sollen)
- Anschrift: In der rechten Spalte füllst du alle Daten seiner Anschrift aus
- Tipp: Wenn du die Steuernummer für deine Kunden direkt eintragen willst, aktiviere unter Einstellungen > Einstellungen > Kunden die Option USt-Nummer Feld für Unternehmen verpflichtend. Das Feld ist nämlich im Standard deaktiviert.
Im Tab Benutzerdefinierte Felder
- Hier kannst du eigene Felder nur für diesen Kunden einsehen (oder anlegen). Das ist nützlich um spezifische Informationen abzulegen, die du später per Platzhalter z.B. auf der Rechnung eingebunden haben möchtest.
- Du kannst neue benutzerdefinierte Felder hinzufügen mit einem Klick auf das kleine Bearbeiten-Symbol ganz oben auf der Seite
Im Tab Rechnung & Versand
- Hier kannst du einerseits die Rechnungsadresse und andererseits die Versandadresse einfügen
- Per Klick auf Gleich wie Kunden Info kannst du die Kundendaten als Rechnungsadresse automatisch übernehmen
- Per Klick auf Versandadresse kopieren kannst du die eingetragenen Daten der Versandadresse kopieren, um sie z.B. an deinen Versand-Dienstleister weiterzuleiten.
Trage alle erforderlichen Daten ein und klicke dann auf Speichern und Kunden erstellen. Im neuen Fenster siehst du noch mehr Optionen in der Tab Leiste.
Neuen Kundenkontakt für diesen Kunden erstellen
Ganz wichtig: Du musst direkt im Anschluss auch Kundenkontakte erstellen.
- Klicke dazu auf das Tab Kontakte (1) und dort auf den blauen Button Neuer Kontakt (2)
- Kundendetails ausfüllen:
- Profilbild: Du kannst das Foto deines Kunden hochladen
- Kundendetails: Vorname, Nachname, Position, E-Mail Adresse, Telefonnummer
- Richtung: Du kannst das Design von Gorilla von Links nach Rechts zu Rechts nach Links für z.b. chinesische Kunden anpassen
- Passwort: Du musst dem Kunden ein erstes Passwort vergeben. Später kann er es selbstständig in seinem Profil ändern
- Haupt Ansprechpartner: Wenn der Haken hier aktiviert ist, wird dieser Kontakt bei Angabe des Kunden-Firmennamen zuerst vorausgewählt
- Berechtigungen: Je nachdem welche Option aktiviert wurde, kann der Kunde nach seinem Login im Kundenbereich Zugriff auf ihm zugewiesene Elemente wie Rechnungen, Projekte oder Aufgaben haben. Wenn du deinem Mitarbeiter eine Aufgabe für diesen Kunden erstellst, diese Aufgabe dem Kunden zuweist und die Berechtigung für Projekte (und somit darin liegende Aufgaben) freigegeben ist, kann der Kunde diese Aufgabe samt Beschreibung und Diskussion sehen
- E-Mail Benachrichtigungen: Hier kannst du einstellen, in welchen Situationen dein Kunde automatisch E-Mails von Gorilla erhalten soll
Jeder neue Kundenkontakt erhält eine „Willkommens-E-Mail“ automatisch von Gorilla versendet. Du kannst diese Einstellung manuell deaktivieren. Gehe dazu im Menü auf Einstellungen > E-Mail Templates und deaktiviere / bearbeite dort die Option Neuer Kontakt hinzugefügt / registriert (Begrüßungs-E-Mail).
Kundenbereich: Wie bekommt der Kunde sein Passwort?
Das Passwort hast du beim Erstellen des Kontakts selber angegeben. Alternativ kannst du dem Kontakt auch eine E-Mail mit einem 48h lang gültigem Link zusenden zum Setzen seines eigenen Passworts. Dazu musst du zuvor das E-Mail Template Lege ein neues Passwort fest unter Einstellungen > E-Mail Templates aktivieren.
Wenn es aktiv ist, findest du im Erstell-Fenster des neuen Kontakts die Checkbox Kennwort per E-Mail versenden. Du musst dann kein Passwort mehr selber angeben.
Kundenbereich: Wo kann der Kunde sich einloggen?
Hier kann sich dein Kunde mit seiner individuellen URL einloggen: http://yourdomain.gorilla.cc/kunden/login
=> yourdomain ersetzen mit deinem individuellen Gorilla Namen (schau dazu einfach im Browser im Gorilla in die URL-Zeile oben).