Jedes Kundenprofil verfügt über einen oder mehrere Kontakte. Diese Kontakte können individuelle Berechtigungen von dir erhalten. Wie du diese Berechtigungen vergeben kannst findest du hier.
Verfügbare Kundenkontakte Berechtigungen
Du kannst deinen Kundenkontakten zu folgenden Bereichen Berechtigungen geben:
- Rechnungen
- Angebot
- Verträge
- Vorschlag
- Support
- Projekte
Damit wird der Zugang im Backend geregelt.
Außerdem kannst du die E-Mail Benachrichtigungen abstellen oder aktivieren für dieselben Elemente. So sieht das im System aus.
Beispiele für die Funktionsweise der Berechtigungen
Wenn der Cron Job (die A.I. des GorillaCRMs) eine System-Email versendet über eine ablaufende Rechnung, dann erhalten alle Kundenkontakte diese E-Mail, die bei E-Mail Benachrichtigungen die Option Rechnungen auf grün (aktiv) eingestellt haben.
Wenn du eine Rechnung manuell an deinen Kunden senden willst und mehrere Kundenkontakte die E-Mail Benachrichtigung Option Rechnung auf aktiv haben, dann kannst du zwischen diesen Kontakten wählen (oder mehrere auswählen).
Ein weiteres Beispiel ist das Feature “Verträge”. Bei Vertragsablauf wird der Cron Job eine System-Email an alle Kundenkontakte senden, die über die Berechtigung Verträge verfügen.
Hauptansprechpartner bei mehreren Kundenkontakten
Wenn ein Kundenprofil mehrere Kontakte enthält, kannst du einen davon als Hauptansprechpartner auswählen. Aktiviere dazu die Checkbox in den Kundenkontakt-Details.
HINWEIS: Nur der Hauptansprechpartner kann im Kundenbereich die Firmendaten des Kundenprofils selber bearbeiten.
Warum erhält mein Kunde keine Rechnung per E-Mail ?
Prüfe dazu die folgenden drei möglichen Fehlerquellen.
- Das notwendige E-Mail Template muss aktiv sein. Diese Einstellung findest du unter Einstellungen > E-Mail Templates > Rechnungen > Rechnung an den Kunden senden > aktivieren. Den passenden Artikel in der Knowledge Base findest du hier.
- Die System E-Mail Einstellungen (SMTP und Mail) muss unter Einstellungen > Einstellungen > E-Mail korrekt eingestellt sein. Hier findest du den den Artikel dazu in der Knowledge Base.
- Achte darauf, dass die erforderliche Berechtigung bei den E-Mail Benachrichtigungen gesetzt ist.
