Im GorillaCRM kannst du das Kalender Modul mit deinem eigenen Google Kalender verbinden. Dazu brauchst du folgende Daten von Google:
- Google Calender API Key
- Google Calender ID
In diesem Artikel erfährst du, wie du beides einrichten kannst.
Google Calender API Key erhalten und im GorillaCRM einbinden
- Gehe auf folgende Google API Seite und klicke dort auf Projekt erstellen. Wenn du diesen Button nicht siehst, dann klicke oben neben das Google API Logo (siehe Screenshot) und im Popup Fenster auf das Plus-Icon
- Gebe dem Projekt einen Namen wie GorillaCRM Google Calendar und klicke auf Speichern
- Nun bist du im neuen Projekt. Klicke hier nun auf APIs und Dienste aktivieren.
- Du bist jetzt in der API Bibliothek. Oben findest du eine Suchleiste
- Suche jetzt nach Google Calendar API und klicke dieses Element in den Suchergebnissen an.
- Auf der nächsten Seite klickst du auf den Button aktivieren
- Die Google Calendar API wird jetzt eingerichtet
- Nach kurzer Zeit bist du in der Google Calendar API Übersicht. Klicke jetzt auf den Button Anmeldedaten erstellen
- Im neuen Fenster klicke bei Punkt 1 auf den Link API-Schlüssel im Text
- Gebe auf der neuen Seite einen Namen an (oder lass den Standardnamen drin) und lass alle Einstellungen so wie sie sind. Klicke stattdessen direkt auf Erstellen
- Ein neues Popup taucht auf und du kannst den API Schlüssel kopieren
Nun wechseln wir ins GorillaCRM Backend!
- Gehe im GorillaCRM auf Einstellungen > Einstellungen > und im Submenü auf Verschiedenes
- Hier findest du das Feld Google API Key. Füge hier den vorhin kopierten API Key ein.
- Klicke unten rechts auf Einstellungen Speichern
Du hast den Google Calendar API Key nun erfolgreich eingefügt.
Als nächstes musst du nun die Google Calendar ID finden und im GorillaCRM anlegen.
Google Calendar ID finden und im GorillaCRM anlegen
- Öffne deinen Google Calender unter https://calendar.google.com und stelle sicher, dass du eingeloggt bist
- In der linken Seitenleiste findest du den Menüpunkt Meine Kalender. Fahre mit der Maus hier über denjenigen Kalender, den du im GorillaCRM abbilden willst. Klicke die drei Punkte neben dem Namen an, um das Kontext-Menü zu öffnen. Klicke hier im Kontext-Menü auf Einstellungen und Freigabe
- Bei Zugriffsberechtigungen aktivierst du die Checkbox bei Öffentlich freigeben
- Scrolle auf der neuen Seite herunter bis du den Punkt Kalender-ID gefunden hast. Darunter findest du die ID dieses Kalenders. Dieser sieht ungefähr so aus:
d8jR30ko9rn51r@group.calendar.google.com - Kopiere diese ID die wie eine E-Mail-Adresse aussieht
Nun wechseln wir herüber ins GorillaCRM.
- Gehe im GorillaCRM auf Einstellungen > Einstellungen > und im Submenü auf Kalendar.
- Gebe hier unter Google Calendar ID die soeben kopierte ID ein.
- Klicke unten auf Einstellungen Speichern
Die Einrichtung ist fertig! Du hast nun deinen Google Calendar erfolgreich integriert!
Mehrere Google Kalender einrichten möglich: Pro Abteilung ein Kalender
Du kannst im GorillaCRM zwar nur ein Hauptkalender einrichten, du kannst aber je einen eigenen Kalender pro Support Abteilung einrichten.
- Gehe dazu auf Einstellungen > Support > Abteilungen
- Öffne oder erstelle eine Abteilung
- In den Einstellungen findest du an zweiter Stelle das Feld Google Calendar ID. Gebe hier die ID deines Kalenders ein und klicke auf Speichern.
Alle Mitarbeiter die dieser Abteilung zugewiesen wurden sehen nun auch die Abteilungs-Kalender-Daten im GorillaCRM Kalender.
Wichtiger Hinweis: Du kannst zwar mehrere Kalender integrieren, aber alle diese Kalender müssen von demselben Google Account stammen (und somit über dieselbe Google API laufen).
Du musst nur pro Abteilung einfach die Kalender-ID eintragen, aber dieser Kalender MUSS öffentlich sein, sonst hat die API keinen Zugriff in diesen Kalender. Wenn der Kalender nicht öffentlich ist, dann kann der Kalender nur „intern“ in der Google Cloud verwendet werden.
Kalender öffentlich – welche Konsequenzen?
Wenn dein Kalender öffentlich ist, dann kann ein Google User deinen Kalender bei sich unter „weitere Kalender hinzufügen“ zusätzlich eintragen. Das geht aber nur, wenn er deine Calender ID kennt. Der Standard-Kalender bei jedem Google Account hat aber immer dieselbe ID wie die Login-Email-Adresse. Das ist nicht gut.
Deshalb empfehlen wir, dass du dir für öffentliche Kalender immer einen zweiten oder weiteren Unter-Kalender in deinem Google Calender Account anlegst. Diese Unter-Kalender haben nämlich immer sehr komplexe Google Calender IDs, die nicht zu erraten sind.
