Eine Rechnung hat ein Fälligkeitsdatum, nach dem die Rechnung als überfällig gilt. Das GorillaCRM bietet dir an, dass du deinen Kunden automatisch eine E-Mail Benachrichtigung zukommen lässt, sobald die Rechnung überfällig geworden ist. Du kannst sogar eine zweite Benachrichtigung versenden lassen, wenn der Kunde nicht auf die erste E-Mail reagiert.
Aktivieren der E-Mail Erinnerung
Damit die E-Mail Erinnerung funktioniert, muss das dazugehörige E-Mail Template zuvor aktiviert werden. Gehe dazu wie folgt vor:
- Öffne Einstellungen (1) > E-Mail Templates (2)
- Scrolle etwas nach unten und suche im Bereich Rechnungen (3) nach dem Template Mahnung (4)
- Klicke rechts auf aktivieren (falls dort deaktivieren steht, ist es bereits aktiv (5))
Bitte prüfe das E-Mail Template zuvor zur Sicherheit, ob dessen Inhalt auch deinen Erwartungen entspricht und passe es ggf. an. Du kannst es einfach mit einem Klick auf den Namen öffnen.
Einstellen wie viele Tage vor Ablauf eine E-Mail abgeschickt werden soll
- Gehe dazu auf Einstellungen (6) > Einstellungen (7) > Cron Job (8) und wähle hier das Tab Rechnung (9) aus.
- Beim Feld Automatisch eine Erinnerung nach (Tagen) senden (10). gibst du an, wie viele Tage nach Ablauf der Fälligkeit der Rechnung eine E-Mail versendet werden soll
- Im Feld darüber kannst du angeben, um wie viel Uhr des Tages diese E-Mail versendet werden soll (11)
- Im Feld Automatisch eine erneute Erinnerung nach (Tagen) senden (12) definierst du wann die zweite E-Mail versendet werden soll
Nun wird dem Kunden eine (oder zwei) E-Mail Erinnerung zugesendet, wenn seine Rechnung überfällig geworden ist.