Erstelle eine wiederkehrende Rechnung
Du hast die Möglichkeit im GorillaCRM für deinen Kunden eine wiederkehrende Rechnung zu erstellen. Wenn du eine Rechnung hinzufügst / bearbeitest, hast du die Möglichkeit, diese Rechnung als wiederkehrend zu definieren. Das bedeutet, dass die Rechnung basierend auf deiner Einrichtung für wiederkehrende Rechnungen (alle X Monate) automatisch neu erstellt wird. Du kannst diese Rechnungen von einem Monat bis zu 12 Monaten festlegen oder nach deinen Bedürfnissen anpassen. Dieses Feature funktioniert wie bei einem Abo, indem Rechnungen automatisch neu in fixen Zeiträumen erstellt werden.
Um eine wiederkehrende Rechnung zu erstellen, gehst du in dein Menü und klickst auf Vertrieb (1) > Rechnungen (2) > erstelle nun eine neue Rechnung oder bearbeite eine existierende Rechnung (über das Bearbeiten Icon) die du bereits erstellt hast und dort siehst du den Punkt > wiederkehrende Rechnung (3).
Im Dropdownfeld kannst du nun auswählen, zu welchem Zeitraum, die Rechnung für deinen Kunden wiederkehren soll. Wähle hier zwischen einem oder 12 Monaten. Du kannst aber auch einen benutzerdefinierten Zeitraum erstellen. Hier kannst du sogar Tage, Wochen, Monate und Jahre einstellen, um die wiederkehrende Rechnung auf deine Bedürfnisse anzupassen.
Des Weiteren kannst du das Datum auswählen, wann die wiederkehrende Rechnung enden soll. Falls dies niemals geschehen soll lässt du dieses Feld einfach leer.
Klickst du nun auf deine erstellte oder bearbeitete Rechnung siehst du das nächste Rechnungsdatum für deinen Kunden.
Die Rechnung wird zu einer bestimmten Stunde des Tages erstellt, basierend auf den CronJob Einstellungen. Um diese Einstellungen einzusehen oder zu ändern, klicke im Menü auf Einstellungen (4) > Einstellungen (5) > CronJob (6) > Rechnung (7)
Und dem Tab „Rechnung“ findest du nun folgende Einstellungsmöglichkeiten:
Stunde des Tages, um automatische Aufgaben auszuführen (24-Stunden-Format – zum Beispiel 9 für 9 Uhr oder 15 für 15 Uhr).
Die Rechnung wird zu einer bestimmten Uhrzeit basierend auf der Stunde, die du in dieser Option konfiguriert hast, neu erstellt.
Beispiel: Wenn die Rechnung am 1. Mai neu erstellt werden soll und du hier „09“ einstellst, wird die Rechnung am 1. Mai um 9 Uhr neu erstellt.
Du kannst zudem deinen Kunden Erinnerungen und erneute Erinnerungen nach bestimmten Tagen per Mail senden.
- Füge hier einfach eine Zahl ein (entspricht den Tagen), die deinen Bedürfnissen entsprechen, wann dein Kunde eine Erinnerung erhalten soll.
Wiederkehrende Rechnung
- Erstellen und automatisches Versenden der erneuerten Rechnung an den Kunden
- Unbezahlte Rechnung erstellen
- Entwurfsrechnung erstellen
Möchtest du eine wiederkehrende Rechnung nur dann erstellen, wenn die Hauptrechnung beglichen wurde?
- Wenn dieses Feld auf „Ja“ steht und die ausstehende Rechnung nicht den Status „Bezahlt“ hat, wird keine neue erstellt.
Wiederkehrende Rechnung stoppen
Um die wiederkehrende Rechnung zu stoppen, musst du deine Rechnung bearbeiten (Vertrieb > Rechnungen > Rechnung bearbeiten) und im Dropdownfeld Wiederkehrende Rechnung? auf „Nein“ setzen.
Wichtig:
- Wiederkehrende Entwurfsrechnungen werden nicht neu erstellt.
- Wiederkehrende Rechnungen mit dem Status „Storniert“ werden immer noch neu erstellt, wenn das Datum für die nächste wiederkehrende Rechnung eintrifft. Wenn du nicht möchtest, dass die Rechnung aus einer stornierten Rechnung neu erstellt wird, bearbeitest du wieder deine Rechnung und setzt im Dropdownfeld Wiederkehrende Rechnung? auf „Nein“.