Dieses Feature ermöglicht dir im GorillaCRM Zahlungen für deine Rechnungen aufzuzeichnen.
Währenddessen du die Rechnung im Adminbereich ansiehst, klicke auf die Schaltfläche Zahlungsaufzeichnungen, um neue Zahlungen aufzuzeichnen. Gehe dazu auf Vertrieb (1) > Rechnungen (2) > Klicke auf eine offene Rechnung > Zahlungsaufzeichnungen (3).
Nachdem du auf die Schaltfläche geklickt hast, wird das Zahlungsformular angezeigt. Beachte, dass der Button Zahlungsaufzeichnungen nur angezeigt wird, wenn die Rechnung nicht deaktiviert ist. Sprich wenn der Status der Rechnung Bezahlt oder Storniert lautet, wird es nicht angezeigt.
- Erhaltener Betrag – Der für diese Rechnung bezahlte Gesamtbetrag wird basierend auf dem fälligen Rechnungsbetrag automatisch vor-ausgefüllt.
- Zahlungsdatum – Wähle das Datum für die Zahlung. Das aktuelle Datum ist standardmäßig ausgewählt.
- Zahlungsart – Du musst für diese Rechnung eine der verfügbaren Zahlungsmethoden wählen. Werden hier keine Arten angezeigt, dann bearbeite bitte die Rechnung und wähle bei erlaubte Zahlungsarten mindestens eine Option aus
- Zusätzliche kannst du eine Zahlungsnotiz hinzufügen.
- Keine Zahlungsbestätigung per E-Mail an den Kundenkontakt senden – Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird keine E-Mail an die Kundenkontakte gesendet, die die Zahlung für diese Rechnung aufzeichnet. Wenn du diese Option deaktivieren möchtest, kannst du das dazugehörige E-Mail Template deaktivieren. Gehe dazu im Menü auf Einstellungen > E-Mail Templates > Rechnungszahlung aufgezeichnet (an Kunden gesendet) (7) (In dem Screenshot ist das E-Mail Template aktiviert). Klicke rechts auf deaktivieren, um das E-Mail Template zu deaktivieren. Wenn du diesen Schritt erledigt hast, wird die Checkbox nicht mehr angezeigt und es wird keine E-Mail an deine Kunden gesendet.
- Klicke auf Speichern
Nachdem die Zahlung aufgezeichnet wurde, wird der Rechnungsstatus basierend auf dem Gesamtbetrag automatisch aktualisiert. Wenn der Gesamtbetrag für diese Rechnung erfasst wird (also die gesamte Rechnung bezahlt wurde), wird der Status auf „Bezahlt“ aktualisiert. Wird nur ein Teil der Gesamtsumme aufgezeichnet, wird der Status auf „Teilweise bezahlt“ aktualisiert.
E-Mail an Kundenkontakte bei erfolgreichem Zahlungseingang senden?
Wenn die Checkbox Keine Zahlungsbestätigung per E-Mail an den Kundenkontakt senden nicht mit einem Haken markiert wurde, wird nach der Zahlung die E-Mail (mit dem PDF-Zahlungsanhang) direkt an die Kundenkontakte gesendet, um zu informieren, dass die Zahlung für diese Rechnung aufgezeichnet wird.
So bearbeitest du den E-Mail-Inhalt: Klicke im Menü auf Einstellungen (4) > E-Mail Templates (5) > Rechnungszahlung aufgezeichnet (an Kunden gesendet) (7).
E-Mail an Mitarbeiter gesendet
Darüber hinaus sendet das System eine weitere E-Mail an den Mitarbeiter, der die Rechnung erstellt hat. Das Template dazu heißt Rechnungszahlung aufgezeichnet (an Mitarbeiter senden(8)). Diese E-Mail wird auch gesendet, wenn der Kunde die Rechnung online über eine Online-Zahlungsart bezahlt (z.B. PayPal). Denke daran, wenn die Zahlung über den Admin-Bereich des Mitarbeiters aufgezeichnet wird, erhält dieser (aktuell angemeldete) Mitarbeiter keine E-Mail.