Anleitung: Rechnung erstellen
Schritt 1: Neue Rechnung erstellen
- Klicke im Menü unter Vertrieb (1) auf Rechnungen (2). Im neuen Fenster klicke auf den Button Rechnung erstellen (3).
Schritt 2: Details ausfüllen
- Kunde: Wähle zu Beginn einen Kunden aus (verpflichtend)
- Projekt: Weise die Rechnung einem Projekt zu (optional)
- Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer wird fortlaufend für dich erstellt. Du kannst sie ändern oder so belassen.
- Rechnungsdatum: Das Datum der Ausstellung der Rechnung
- Fälligkeitsdatum: Das Datum an dem die Zahlung fällig wird
- Checkbox Zahlungserinnerungen: Du kannst ausstellen, dass für diese Rechnung per E-Mail Zahlungserinnerungen rausgehen. Per Default werden sie jedoch versendet
- Tag: Du kannst der Rechnung einen Tag verpassen, um sie später besser über die Suche zu finden
- Erlaubte Zahlungsarten: Klick drauf und wähle / entferne alle Zahlungsarten, über die dein Kunde die Rechnung bezahlen darf (soll)
- Währung: Fester Wert, abhängig von der im Kundenprofil eingestellten Währung
- Mitarbeiter: Du kannst die Rechnung einem Mitarbeiter zuweisen
- Wiederkehrende Rechnung: Du kannst einstellen, ob die Rechnung wiederkehrend neu ausgestellt werden soll, z.B. für Abonnement-Zahlungen. Optional kannst du auch ein Ende der Zahlung per Datum definieren
- Mitarbeiter-Notiz: Diese Notiz ist für dein Team sichtbar, aber nicht für deinen Kunden
Schritt 3: Leistungen / Artikel hinzufügen
- Im Dropdown Menü Hinzufügen kannst du zuvor angelegte vordefinierte Leistungen / Artikel hinzufügen. Um sie in deine Rechnung einzubauen, musst du jedes mal auf den blauen Button mit dem Haken am Ende der Zeile klicken.
- Hier erfährst du, wie du neue vordefinierte Leistungen / Artikel erstellst
- Am Ende kannst du noch einen Rabatt einstellen oder den Rechnungsbetrag manuell korrigieren
- Ganz unten kannst du Notizen für Kunden hinterlassen und deine Geschäftsbedingungen (AGBs) beifügen
Schritt 4: Speichern / Speichern und Senden
- Wenn du zufrieden bist, kannst du die Rechnung als Entwurf speichern, als Rechnung Speichern oder gar Speichern und Senden per E-Mail an deinen Kunden
Weitere Hinweise
Hinweis bei abweichenden Kundendaten: Wenn Sie die Rechnungs- und Versandinformationen ändern, nachdem Sie einen Kunden ausgewählt und auf das Bearbeitungssymbol (zum Ändern der Informationen) geklickt haben, werden diese Informationen nur auf dieser Rechnung geändert. Die Kundeninformationen bleiben im Kundenprofil gleich.
Rechnungsnummer anpassen
Die Rechnungsnummer wird fortlaufend von Gorilla erstellt. Du kannst das anpassen unter Einstellungen (4) > Einstellungen (5) > im Sub-Menü Finanzen (6) > dort im Tab Rechnungen (7).
Eine Standard Kundennotiz anlegen
Die Kundennotiz ist auf der Kundenseite auch auf der HTML-Rechnung und der PDF-Rechnung sichtbar. Sie kann vordefiniert werden unter Einstellungen (4) > Einstellungen (5) > im Sub-Menü Finanzen (6) > dort im Tab Rechnungen (7). Die Kundennotiz ist im obigen Screenshot nicht zusehen. Dafür musst du nur etwas weiter herunterscrollen um sie zu finden.
Zugewiesene Mitarbeiter auf Rechnung ausblenden
Der zugewiesene Mitarbeiter-Name wird auf der Rechnung dargestellt, insofern dies nicht ausgestellt wird. Du kannst das unter Einstellungen (4) > Einstellungen (5) > im Sub-Menü Finanzen (6) > dort im Tab Rechnungen (7) > herunterscrollen bis zum Punkt Verkaufs-Mitarbeiter auf Rechnung anzeigen anpassen.