Das GorillaCRM verschickt eine Vielzahl von System E-Mails als Benachrichtigung an dich, deine Mitarbeiter und auch deine Kunden. Dabei greift das CRM auf vordefinierte E-Mail Templates / Vorlagen zurück. Diese kannst du aktivieren, deaktivieren und natürlich bearbeiten.
Deswegen ist es wichtig, dass du dieses Feature vorab kennst, verstehst und dir die E-Mail Vorlagen ganz genau anschaust, bevor du mit dem GorillaCRM startest.
Dieser Artikel wird dir das Feature deshalb ganz genau erklären.
Was sind System E-Mails?
Das GorillaCRM kann deine Mitarbeiter oder Kunden per E-Mail benachrichtigen. Beispielhafte Benachrichtigungen sind:
- Mitarbeiter X, dir wurde ein neuer Lead / eine neue Aufgabe / … zugewiesen
- Kunde Y, es wurde eine neue Rechnung erstellt, hier kannst du sie ansehen und als PDF herunterladen…
- Kunde Y, deine Support Anfrage ist erfolgreich eingegangen. Unser Team kümmert sich um dein Anliegen…
Das sind drei Beispiele für System E-Mails, die versendet werden können. Das GorillaCRM verschickt sehr viele verschiedene Benachrichtigungen aus diversen Gründen. Diese schauen wir uns näher an:
Übersicht: Welche System E-Mails werden vom GorillaCRM verschickt?
Du kannst die System E-Mails finden unter Einstellungen > E-Mail Templates.
Für folgende Module werden System E-Mails versendet:
- Tickets (hier gemeint ist das Support Ticket Modul)
- Angebote
- Rechnungen
- Gutschriften
- Aufgaben
- Kunden
- Vorschläge
- Projekte
- Alle Mitarbeiter
- Interessenten (hier gemeint sind Leads)
Ein Überblick über die Auflistung aller System E-Mail Templates im GorillaCRM:
Wann werden System E-Mails verschickt oder nicht verschickt?
Du kannst jedes E-Mail Template aktivieren oder deaktivieren. Wenn ein Template deaktiviert ist, wird es in keinem Fall an Mitarbeiter oder Kunden versendet.
Zum aktivieren / deaktivieren klicke in der Übersichts rechts auf den jeweiligen Link. Wenn der Titel eines Templates durchgestrichen ist, dann ist es deaktiviert.
Im Detail: Bei welchen Ereignissen werden welche System E-Mails verschickt?
Da die Auflistung aller System E-Mails extrem lang ist, haben wir diese in einen gesonderten Hilfe-Artikel ausgelagert. Klicke hier, um ihn aufzurufen: System E-Mails: Ereignisse / Auslöser und Inhalte erklärt.
Du findest alle E-Mail Templates außerdem unter Einstellungen > E-Mail Templates im GorillaCRM.
E-Mail Templates bearbeiten
Es ist wichtig, dass du die E-Mail Templates vor der Aktivierung mindestens einmal gegengelesen hast. Denn du sollst wissen, welche E-Mails an deine Kunden oder Mitarbeiter verschickt werden.
Klicke auf den Namen eines E-Mail Templates, um es zu bearbeiten:
Der Aufbau erklärt:
- Ganz oben links findest du die generellen Einstellungen
- Template Name: (nicht veränderbar – das ist der Titel)
- Betreff: (Achtung: Hier oben ist das der Betreff für die Englische Version. Es gibt auch einen Betreff für die deutsche Version weiter unten)
- Von Name: Welcher Name soll als Absender verwendet werden? (Gilt für alle Sprachen)
- Von E-Mail: Welche E-Mail Adresse soll als Absender angezeigt werden (Gilt für alle Sprachen, muss aber von der selben Domain stammen wie die System E-Mail Adresse)
- Checkbox: Als Klartext senden: Wenn aktiviert, dann entfernt GorillaCRM alle Formatierungen und schickt den Text als unformatierten Text heraus.
- Deaktiviert: Wenn du diese Checkbox auswählst, dann wird das Template deaktiviert. Funktioniert genauso wie das Aktivieren / Deaktivieren der Templates in der Übersichts-Tabelle auf der rechten Seite
- Screenshot aus dem System:
- Ganz oben rechts findest du alle Platzhalter
- Du kannst mit Platzhaltern im GorillaCRM hinterlegte Infos wie z.B. Vornamen, Rechnungsnummer, Rechnungs-Link, Kunden-Passwort usw. automatisch einfügen lassen
- Screenshot aus dem System:
- Unten links findest du E-Mail Templates für alle verfügbaren Sprachen
- System E-Mails werden versendet in der Sprache des Kunden / Mitarbeiters (in der Regel lautet die Einstellung „System Standard“, in deinem Fall deutsch)
- Wenn das E-Mail Template in der Kundensprache nicht vorhanden wäre, greift das CRM notfalls zum englischen Template
- Für jede Sprache kannst du den Betreff und den Inhalt der E-Mail definieren
- Deutsch und Englisch haben wir ab Version 1.1.35 vom System aus mitgeliefert
- Screenshot aus dem System:
Funktionalität der E-Mail Templates
- Das GorillaCRM prüft, welche Standard Sprache der Kunde in seinem Kundenprofil eingestellt bekommen hat. Wenn dort System Standard steht, wird die Systemsprache von deiner GorillaCRM Instanz benutzt. Wenn das E-Mail Template aber in der Sprache des Kunden nicht ausgefüllt sondern leer ist, wird das Englische Template verwendet und verschickt
- Beim Versenden wird der Platzhalter mit dem richtigen Inhalt aus dem CRM ausgetauscht. Wenn kein Inhalt vorhanden ist (Kundenkontakt hätte zB keinen Nachnamen, aber der Platzhalter dafür ist vorhanden), dann wird nichts erscheinen (der Platzhalter ist also nie sichtbar für den Empfänger)
Zusätzliche Informationen:
- E-Mail Signaturen: Es gibt einen Platzhalter für E-Mail Signaturen. Wenn du diesen verwendest, dann wird entweder die System Signatur angezeigt, oder aber (falls von dir angegeben) deine individuelle Mitarbeiter Signatur. Wenn der Cron Job eine Aktion auslöst (zB eine Erinnerungs-Mail verschickt), dann wird dabei natürlich die System Signatur verwendet (da der Cron Job kein Mitarbeiter ist).
- Wenn E-Mail-Vorlagen an Leads versendet werden, wird automatisch die Standardsprache des Systems verwendet. Denn Leads haben keine Spracheinstellungen im Lead-Profil.
Fazit: Bitte beachten
- Bei der Verwendung der System E-Mail Templates vorher immer den Inhalt prüfen. Dann gehst du sicher, dass keine ungewollten Nachrichten an deine Kunden rausgehen