System E-Mails: Ereignisse / Auslöser und Inhalte erklärt

Hier findest du den Artikel zu den allgemeinen Informationen über System E-Mails: System E-Mail Templates: Einführung und Bearbeiten.

Es folgt eine detaillierte Auflistung aller verschickbaren System E-Mails:

• Tickets (hier gemeint ist das Support Ticket Modul)

  • Ticket wurde erstellt > E-Mail an Empfänger (Kunden) geht dazu raus. Inhalt: Es wurde ein neues Ticket eröffnet mit der Nachricht XY.
  • Ticketantwort (an den Kunden gesendet) > E-Mail an Empfänger (Kunden) geht raus. Inhalt: Es gibt eine neue Antwort vom CRM-Team für dieses Ticket
  • Neues Ticket geöffnet Autoresponse > Wenn Absender (Kunde) eine E-Mail an die Support Abteilung E-Mail geschickt hat, bekommt er eine Bestätigung, dass die E-Mail erhalten wurde und bearbeitet wird
  • Neues Ticket erstellt > Benachrichtigung an Mitarbeiter, dass der Absender (Kunde) eine E-Mail an die Support Abteilung E-Mail geschickt und damit ein neues Ticket erstellt hat
  • Ticketantwort (an Mitarbeiter gesendet) > E-Mail an Mitarbeiter, dass im Ticket eine neue Antwort vom Kunden vorliegt
  • Ticket automatisch schließen > Kunde wird informiert, dass das Ticket automatisch geschlossen wurde (Hinweis: Das geht nur, wenn in den GorillaCRM Einstellungen das automatische Schließen von Tickets aktiviert wurde)
  • Neues Ticket zugewiesen (an Mitarbeiter gesendet) > E-Mail an Mitarbeiter mit Info darüber, dass ihm ein neues Support Ticket zugewiesen wurde

• Angebote

  • Wer erhält eine Benachrichtigung?
    • Mitarbeiter die Adminrechte haben
    • Mitarbeiter die dem Kunden zugewiesen sind
    • Mitarbeiter die alle Angebote sehen dürfen
  • Angebot an den Kunden senden > Kunde erhält E-Mail mit Angebot als PDF im E-Mail Anhang und einem Link zum Angebot im Kundenbereich
  • Angebot wurde bereits an den Kunden gesendet > E-Mail mit Link zum Angebot im Kundenbereich wird verschickt (NUR wenn du im Backend bei dem Angebot auf das E-Mail Icon klickst und die E-Mail damit ein zweites Mal verschickst)

• Verträge 

  • Wer erhält eine Benachrichtigung?
    • Mitarbeiter die Adminrechte haben
    • Mitarbeiter die dem Kunden zugewiesen sind
    • Mitarbeiter die alle Verträge sehen dürfen
  • Vertragserinnerungs-Erinnerung (an Mitarbeiter gesendet) > Mit dieser E-Mail wird der Mitarbeiter darauf hingewiesen, dass der Vertrag mit dem Kunde demnächst enden wird
  • Vertrag an den Kunden senden > Dem Kunden wird der Vertrag im Anhang der E-Mails zugesendet

• Rechnungen

  • Wer erhält eine Benachrichtigung?
    • Mitarbeiter die Adminrechte haben
    • Mitarbeiter die dem Kunden zugewiesen sind
    • Mitarbeiter die alle Rechnungen sehen dürfen
  • Rechnung an den Kunden senden > Kunde erhält eine E-Mail mit der Rechnung als PDF im Anhang, welche er mit der jeweiligen Zahlungsmethode bezahlen kann
  • Rechnungszahlung aufgezeichnet (an Kunden gesendet) > Der Kunde wird darüber informiert, dass seine Zahlung erfolgreich transferiert wurde
  • Mahnung > Dem Kunden wird mitgeteilt, dass die Rechnung bereits überfällig und die Zahlung alsbald zu leisten ist
  • Rechnung bereits an den Kunden gesendet > Der Kunde kann die Rechnung nochmal anfordern, in welchem Fall ihm die Rechnung erneut zugesendet wird
  • Rechnungszahlung aufgezeichnet (an Mitarbeiter gesendet) > Dem Mitarbeiter wird mitgeteilt, dass der Kunde die Rechnung bezahlt hat

• Gutschriften

  • Wer erhält eine Benachrichtigung?
    • Mitarbeiter die Adminrechte haben
    • Mitarbeiter die dem Kunden zugewiesen sind
    • Mitarbeiter die alle Gutschriften sehen dürfen
  • Sende Gutschrift an E-Mail > Der Kunde erhält mit dieser E-Mail eine Gutschrift im Anhang

• Aufgaben

  • Wer erhält eine Benachrichtigung?
    • Mitarbeiter die den Aufgaben zugewiesen sind
    • Mitarbeiter die Follower sind
  • Neue Aufgabe zugewiesen (an Mitarbeiter zugesendet) > Dem Mitarbeiter wird eine neue Aufgabe zugeteilt
  • Mitarbeiter als Nachfolger für Aufgabe hinzugefügt (an Mitarbeiter gesendet) > Der Mitarbeiter erhält die Information, dass er als Nachfolger einer Aufgabe zugeteilt wurde
  • Neuer Kommentar zu Aufgabe (an Mitarbeiter senden) > E-Mail an den Mitarbeiter mit der Information, dass ein neuer Kommentar zu einer Aufgabe hinzugefügt wurde
  • Neue Anlage (n) zu Aufgabe (an Mitarbeiter senden) > E-Mail an den Mitarbeiter mit der Info, dass bei der Aufgabe ein Dateianhang hinzugefügt wurde
  • Task Deadline Reminder – An zugewiesene Mitglieder senden > Die zugewiesen Mitglieder werden daran erinnert, dass die Aufgabe bis zur Deadline zu erledigen ist
  • Neuer Datei-Anhang bei Aufgabe (an Kundenkontakte senden) > Der Kunde erhält eine E-Mail mit der Information, dass bei der Aufgabe ein Dateianhang hinzugefügt wurde
  • Neuer Kommentar zu Aufgabe (an Kundenkontakte senden) > Dem Kunden wird mitgeteilt, dass bei der Aufgabe ein neuer Kommentar hinzugefügt wurde
  • Aufgabenstatus geändert (an Mitarbeiter senden) > Der Mitarbeiter erhält die Information, dass sich der Status bei der Aufgabe geändert hat
  • Aufgabenstatus geändert (an Kundenkontakte gesendet) > Der Kunde erhält die Information, dass sich der Status bei der Aufgabe geändert hat

• Kunden

  • Wer erhält eine Benachrichtigung?
    • Nur der Kunde
  • Neuer Kontakt hinzugefügt / registriert (Begrüßungs-E-Mail) > Der Kunde erhält diese Begrüßungs-E-Mail, wenn er im Gorilla CRM angelegt wurde
  • Passwort vergessen > In dieser E-Mail wird ein Link versendet, mit dem der Kunde sein Passwort zurücksetzen kann
  • Passwort zurücksetzen – Bestätigung > Mit dieser E-Mail wird bestätigt, dass das Passwort erfolgreich zurückgesetzt wurde
  • Legen sie ein neues Passwort fest > Mit dieser E-Mail wird der Kunde gebeten innerhalb von 48 Stunden ein Passwort festzulegen, damit er sich im Kundenbereich einloggen kann. Ist die Frist abgelaufen, kann er kein Passwort mehr festlegen.
  • Kontoauszug – Kontoübersicht > Der Kunde erhält Einsicht in seine Transaktionen in einem bestimmten Zeitraum und Auskunft über seinen Kontostand
  • Neue Kundenregistrierung (an Admins senden) > Dem Admin wird mitgeteilt, dass sich ein neuer Kunde im Kundenbereich registriert hat

• Vorschläge

  • Wer erhält eine Benachrichtigung?
    • Mitarbeiter die dem Kunden zugewiesen sind
    • Der betroffene Kunde
  • Vorschlag akzeptiert > Mit dieser E-Mail wird dem Mitarbeiter mitgeteilt, dass der Kunde oder Lead den Vorschlag akzeptiert hat
  • Vorschlag an den Kunden senden > Im Anhang dieser E-Mail befindet sich der Vorschlag, welcher an den Kunden oder Lead gerichtet ist
  • Vorschlag ablehnt (an Mitarbeiter senden) > Mit dieser E-Mail wird dem Mitarbeiter mitgeteilt, dass der Kunde oder Lead den Vorschlag abgelehnt hat
  • Danke E-Mail (Nach dem Akzeptieren an den Kunden / Lead senden) > Akzeptiert der Kunde oder Lead den Vorschlag, bekommt er diese E-Mail als Danksagung zugesendet
  • Neuer Kommentar (an den Kunden / Lead senden) > Dem Kunden oder Lead wird mitgeteilt, dass bei dem Vorschlag ein neuer Kommentar hinzugefügt wurde
  • Neuer Kommentar (an Mitarbeiter senden) > Dem Mitarbeiter wird mitgeteilt, dass bei dem Vorschlag ein neuer Kommentar hinzugefügt wurde
  • Vorschlagsablaufhinweis > E-Mail weist den Kunden oder Lead darauf hin, dass der Vorschlag am genannten Datum ablaufen wird

• Projekte

  • Wer erhält eine Benachrichtigung? 
    • Mitarbeiter die dem Projekt zugewiesen sind
    • Der betroffene Kunde
  • Neue Projektdiskussion (an Projektmitglieder senden) > Die Projektmitglieder werden benachrichtigt, dass eine neue Projektdiskussion erstellt wurde
  • Neue Projektdiskussion (an Kundenkontakte senden) > Die Kundenkontakte werden benachrichtigt, dass eine neue Projektdiskussion erstellt wurde
  • Neue Projektdatei (en) hochgeladen (an Kundenkontakte senden) > Die Kundenkontakte werden informiert, dass eine neue Datei im Projekt hochgeladen wurde
  • Neue Projektdatei (en) hochgeladen (an Projektmitglieder senden) > Die Projektmitglieder werden informiert, dass eine neue Datei im Projekt hochgeladen wurde
  • Neuer Diskussionskommentar (an Kundenkontakte senden) > Benachrichtigung an die Kundenkontakte, dass ein neuer Kommentar in dem Projekt erstellt wurde
  • Neuer Diskussionskommentar (an Projektmitglieder senden) > Benachrichtigung an die Projektmitglieder, dass ein neuer Kommentar in dem Projekt erstellt wurde
  • Mitarbeiter als Projektmitglied hinzugefügt > Mitarbeiter werden darüber informiert, dass sie für ein neues Projekt eingeteilt wurden
  • Neues Projekt erstellt (an Kundenkontakte senden) > Den Kundenkontakten wird mitgeteilt, dass ein neues Projekt für ihr Unternehmen erstellt wurde
  • Projekt als fertig markiert (an Kundenkontakte senden) > Die Kundenkontakte werden benachrichtigt, dass das Projekt als fertig markiert wurde

• Alle Mitarbeiter

  • Neuer Mitarbeiter erstellt (Begrüßungs-E-Mail) > Neue Mitarbeiter erhalten mit dieser E-Mail ihre Login Daten
  • Passwort vergessen > Der Mitarbeiter erhält einen Link, mit welchem er sein Passwort zurücksetzen kann
  • Passwort zurücksetzen – Bestätigung > Der Mitarbeiter erhält die Info, dass sein Passwort erfolgreich zurückgesetzt wurde
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung > Der Mitarbeiter erhält ein Passwort für die Zwei-Faktor-Authentifizierung, wenn diese in seinem Account aktiviert ist
  • Mitarbeiter Erinnerung E-Mails > Der Mitarbeiter wird darüber informiert, dass er einen neue Erinnerung erhalten hat

• Interessenten (hier gemeint sind Leads) 

  • Neuer Lead zugewiesen an Mitarbeiter > Der Mitarbeiter wird benachrichtigt, dass ihm ein neuer Lead zugewiesen wurde
  • Lead durch Webformular generiert (wird an Lead gesendet) > Bestätigungs-E-Mail an den Lead, dass seine Anfrage erhalten wurde