Projekte sind ein Sammelpunkt für Aufgaben, Angebote, Rechnungen und der Schauplatz der Zusammenarbeit zwischen dir, deinen Mitarbeitern und deinen Kunden.
Anleitung: Neues Projekt erstellen
Schritt 1: Projekt Details definieren
- Klicke im Menü auf Projekte (1) > und auf den blauen Button Projekt erstellen (2)
- Fülle folgende Details aus
- Projektname: Der Name des Projekts (sichtbar für den Kunden)
- Kunde: Wähle einen zuvor angelegten Kunden aus
- Fortschritt durch Aufgaben berechnen: Du kannst den Projektfortschritt messen lassen, indem du die Erledigung von dafür definierten Aufgaben nutzt. Das ist hilfreich, wenn du eine Vielzahl oder alle Aufgaben vorab definieren kannst
- Abrechnungsart: Es gibt drei Abrechnungsarten für Projekte:
- pauschal (Fixbetrag)
- Stundenaufzeichnung (Basierend auf die gesamt verrechenbaren Stunden des Projektes und des Projekt-Stundensatzes)
- Aufgaben Aufzeichnung (basierend auf dem Aufgaben Stundensatz und der Zeitmessung der einzelnen Aufgaben)
- Hinweis: Der Abrechnungstyp kann nicht mehr geändert werden, wenn abgerechnete Aufgaben für das Projekt gefunden wurden.
- Status: Du kannst den Status bereits beim Anlegen definieren
- Kosten gesamt: Erscheint falls Abrechnungsart pauschal ist und definiert die Gesamtkosten des Projekts
- Geschätzte Stunden: Deine Schätzung des Aufwands
- Projekt Mitglieder: Hier kannst du mehrere Mitglieder hinzufügen (Hinweis: Nur Projektmitglieder und Mitarbeiter, die die Erlaubnis haben, Projekte zu verwalten und darauf zugreifen zu können)
- Startdatum: Start des Projekts
- Deadline: Ende des Projekts (es können Erinnerungsemails versendet werden)
- Tags: Hilfreich für die schnellere Suche
- Projekt Beschreibung: Hier kannst du eine komplette Beschreibung einfügen, die auch für den Kunden sichtbar ist
Schritt 2: Projekteinstellungen für deinen Kunden definieren
Du kannst deinem Projekt spezielle Einstellungen verpassen, die deinen Kunden betreffen, dem du das Projekt zugewiesen hast. Hier siehst du eine kurze Beschreibung der Einstellungsmöglichkeiten:
Ganz oben kannst du im Dropdown definieren, welche Tabs für das Projekt auch dem Kunden angezeigt werden sollen. Du kannst mehrere Elemente an- und abwählen.
Weiter unten hast du mehrere Checkboxen zur Verfügung:
- Erlaube dem Kunden Aufgaben anzusehen
- Erlaube dem Kunden Aufgaben zu erstellen
- Erlaube dem Kunden Aufgaben zu bearbeiten (gilt nur für Aufgaben, die ein Kundenkontakt dieses Kunden selbst erstellt hat)
- Erlaube dem Kunden Projektaufgaben zu kommentieren (gilt nur, wenn für den Kunden die Erlaubnis zum Einsehen der Aufgaben aktiviert wurde)
- Erlaube dem Kunden Projektaufgaben zu kommentieren (gilt nur, wenn für den Kunden eine Erlaubnis zum Kommentieren der Aufgaben aktiviert wurde)
- Erlaube dem Kunden Aufgabenanhänge anzusehen (gilt nur, wenn für den Kunden eine Erlaubnis zum Einsehen der Aufgaben aktiviert wurde)
- Erlaube dem Kunden Checklisteneinträge anzusehen (gilt nur, wenn für den Kunden eine Erlaubnis zum Einsehen der Checkliste aktiviert wurde)
- Erlaube dem Kunden eigene Aufgaben-Anhänge hochzuladen (nicht anwendbar, wenn für den Kunden keine Erlaubnis zum Hochladen der Anlagen aktiviert ist)
- Erlaube dem Kunden die gesamte aufgezeichnete Zeit bei Aufgaben einzusehen
- Kunden erlauben, in die Finanzübersicht einzusehen – (Finanzübersicht für Aufgaben wird nicht angezeigt, wenn die Projekt-Abrechnungsart pauschal ist)
- Erlaube dem Kunden Dateien hochzuladen
- Erlaube dem Kunden eine Diskussion zu starten
- Erlaube dem Kunden Meilensteine anzusehen
- Erlaube dem Kunden Gantt anzusehen
- Erlaube dem Kunden erfasste Arbeitszeiten anzusehen
- Erlaube dem Kunden Aktivitätslogs anzusehen
- Erlaube dem Kunden Teammitglieder anzusehen
- Projekt-Aufgaben in der Tabelle der Hauptaufgaben ausblenden (im Admin Bereich): Dies gilt für dich und deine Admin-Accounts in Gorilla