Wir empfehlen, Rechnungen nur aus dem Projektbereich, über den Button „Rechnung erstellen“ zu generieren. Damit stellst du sicher, dass du alle Rechnungen dieses Projekts auch einbeziehst und nicht übersiehst.
Anleitung: Projekt abrechnen
Schritt 1: Klicke in den Projekt-Details auf den blauen Button Rechnung erstellen rechts oben.
Ein neues Fenster mit dem Titel Projekt Rechnungsinfo öffnet sich.
Schritt 2: Wähle eine der drei Möglichkeiten der Rechnungs-Struktur aus: Einzelne Zeile (Pauschal), Eintrag pro Aufgabe oder Alle Zeiterfassungen individuell (Siehe weiter unten für die Erklärung dieser drei Optionen).
Schritt 3: Klicke auf Rechnung erstellen, um die Rechnung zu erstellen.
Im Folgenden erklären wir die drei Möglichkeiten, um Projekt-Aufgaben auf einer Rechnung darzustellen.
6 Möglichkeiten eine Projekt Rechnung zu erstellen
Es gibt insgesamt sechs verschiedene Kombinationen / Möglichkeiten, wie die Zeilen-Struktur bei deiner Projekt-Rechnung aussehen kann. Du hast die Wahl zwischen folgenden drei Rechnungsarten:
- Einzelne Zeile (pauschal)
- Eintrag pro Aufgabe
- Alle Zeiterfassungen individuell
Deine Projekt-Abrechnungsart bestimmt, welche dieser drei Rechnungsarten du erstellen darfst. Hier ist eine Übersicht über die Kombinationsmöglichkeiten:
Projekt-Abrechnungsarten x Rechnungsarten
Als Stichpunkt: Die dir offen stehenden Rechnungsarten
- Einzelne Zeile (pauschal)
- Einzelne Zeile
- Eintrag pro Aufgabe
- Alle Zeiterfassungen individuell
- Eintrag pro Aufgabe
- Alle Zeiterfassungen individuell
Alle 6 Rechnungs-Varianten im Beispiel betrachtet
Variante 1: Projekt-Abrechnungsart Pauschal + Einzelne Zeile (pauschal)
Ausgangssituation: Dein Projekt hat pauschal eine festgelegte Kosten Gesamt Summe. Diese ist völlig unabhängig von der Anzahl der Aufgaben und der Anzahl der darin erfassten Stunden.
Beispiel einer Rechnung:
In der Rechnung findest du dann folgende Zeilen-Struktur:
1. Artikel Name: Hier steht der Projektname
2. Artikel lange Beschreibung: Hier stehen alle Aufgaben-Namen aufgezählt, mit der erfassten Gesamtzeit dieser Aufgabe (mehrere erfasste Zeiteinheiten werden zusammengefasst)
3. Artikel Menge: Die Menge ist hier stets 1, da es einen Pauschalbetrag gibt
4. Artikel Rate: Hier wird die zuvor im Projekt festgelegte Summe der Kosten Gesamt angezeigt, da die Projekt Abrechnungsart auf pauschal gestellt wurde. Dieser Betrag ist unabhängig von der erfassten Zeit und der Menge der Aufgaben
Variante 2: Projekt-Abrechnungsart Stundenaufzeichnung + Einzelne Zeile
Ausgangssituation: Dein Projekt hat einen festgelegten Stundensatz. Dieser wird zur Berechnung der Gesamtkosten pro Aufgabe genutzt.
Beispiel einer Rechnung:
In der Rechnung findest du dann folgende Zeilen-Struktur:
1. Artikel Name: Hier steht der Projektname
2. Artikel lange Beschreibung: Hier stehen alle Aufgaben-Namen aufgezählt, mit der erfassten Gesamtzeit dieser Aufgabe
3. Artikel Menge: Die Menge hier ist die Summe aller erfassten Zeit (hier: 12h + 23h = 35h)
4. Artikel Rate: Hier wird der zuvor im Projekt festgelegte Stundensatz angezeigt, der dann mit der Menge der Stunden verrechnet wird
Variante 3: Projekt-Abrechnungsart Stundenaufzeichnung + Eintrag pro Aufgabe
Ausgangssituation: Dein Projekt hat einen festgelegten Stundensatz. Dieser wird zur Berechnung der Gesamtkosten pro Aufgabe genutzt.
Beispiel einer Rechnung:
In der Rechnung findest du dann folgende Zeilen-Struktur:
1. Artikel Name: Hier steht der Projektname + der Aufgabenname. Pro Zeile eine Aufgabe
2. Artikel lange Beschreibung: Hier steht nur die Gesamtzeit, also die Summe aller erfassten Zeiten dieser Aufgabe
3. Artikel Menge: Die Menge ist die Gesamtzeit dieser Aufgabe
4. Artikel Rate: Hier wird der zuvor im Projekt festgelegte Stundensatz angezeigt, der dann mit der Menge der Stunden verrechnet wird
Variante 4: Projekt-Abrechnungsart Stundenaufzeichnung + Alle Zeiterfassungen individuell
Ausgangssituation: Dein Projekt hat einen festgelegten Stundensatz. Dieser wird zur Berechnung der Gesamtkosten aller Aufgaben genutzt.
Beispiel einer Rechnung:
In der Rechnung findest du dann folgende Zeilen-Struktur:
1. Artikel Name: Hier steht der Projektname + der Aufgabenname. Pro Zeile eine Zeiterfassung einer Aufgabe. Eine Aufgabe kann sich durch mehrere Zeiterfassungen über mehrere Zeilen erstrecken
2. Artikel lange Beschreibung: Hier stehen im Detail pro Zeiterfassung einer Aufgabe: Startzeit Datum + Uhrzeit; Endzeit Datum + Uhrzeit und die aufgezeichnete Zeit.
3. Artikel Menge: Die Menge ist hier die aufgezeichnete Zeit pro Zeiterfassung einer Aufgabe
4. Artikel Rate: Hier wird der zuvor im Projekt festgelegte Stundensatz angezeigt, der dann mit der Menge der Stunden verrechnet wird
Variante 5: Projekt-Abrechnungsart Aufgaben Aufzeichnung + Eintrag pro Aufgabe
Ausgangssituation: Dein Projekt hat keinen festgelegten Stundensatz und keine Kosten Gesamt Summe. Stattdessen wird die bei jeder Aufgabe getrennt definierte Stundensatz zur Berechnung der Gesamtkosten pro Aufgabe genutzt.
Beispiel einer Rechnung:
In der Rechnung findest du dann folgende Zeilen-Struktur:
1. Artikel Name: Hier steht der Projektname + der Aufgabenname. Pro Zeile eine Aufgabe.
2. Artikel lange Beschreibung: Hier steht nur die Gesamtzeit, also die Summe aller erfassten Zeiten dieser Aufgabe
3. Artikel Menge: Die Menge ist hier die erfasste Gesamtzeit pro Aufgabe
4. Artikel Rate: Hier wird der zuvor in der Aufgabe festgelegter Stundensatz anzeigt und für die Berechnung der Summe genutzt. Achtung: Wenn in der Aufgabe kein Stundensatz definiert wurde, wird kein Betrag berechnet (siehe im Beispiel Screenshot die zweite Aufgabe „Lagerverkauf – Lagerverkauf Marketingmaßnahmen)
Variante 6: Projekt-Abrechnungsart Aufgaben Aufzeichnung + Alle Zeiterfassungen individuell
Ausgangssituation: Dein Projekt hat keinen festgelegten Stundensatz und keine Kosten Gesamt Summe. Stattdessen wird die bei jeder Aufgabe getrennt definierte Stundensatz zur Berechnung der Gesamtkosten pro Aufgabe genutzt.
Beispiel einer Rechnung:
In der Rechnung findest du dann folgende Zeilen-Struktur:
1. Artikel Name: Hier steht der Projektname + der Aufgabenname. Pro Zeile eine Zeiterfassung einer Aufgabe. Eine Aufgabe kann sich durch mehrere Zeiterfassungen über mehrere Zeilen erstrecken
2. Artikel lange Beschreibung: Hier stehen im Detail pro Zeiterfassung einer Aufgabe: Startzeit Datum + Uhrzeit; Endzeit Datum + Uhrzeit und die aufgezeichnete Zeit.
3. Artikel Menge: Die Menge ist hier die aufgezeichnete Zeit pro Zeiterfassung einer Aufgabe
4. Artikel Rate: Hier wird der zuvor in der Aufgabe festgelegter Stundensatz anzeigt und für die Berechnung der Summe genutzt. Achtung: Wenn in der Aufgabe kein Stundensatz definiert wurde, wird kein Betrag berechnet (siehe im Beispiel Screenshot die zweite Aufgabe „Lagerverkauf – Lagerverkauf Marketingmaßnahmen)
Wichtig: Korrekte Prüfung der zu verrechnenden Aufgaben
Im GorillaCRM hast du die Möglichkeit zu wählen, welche Aufgaben in deinem Projekt verrechnet (oder nicht verrechnet) werden sollen. Damit eine Aufgabe in Rechnung gestellt werden kann, muss in den Aufgaben-Details die Option abrechenbar aktiviert worden sein.
Du kannst dies beim Erstellen der Rechnung nochmal prüfen und einsehen, welche Aufgaben dieses Projekts in Rechnung gestellt werden können. Klicke dazu im selben Pop-up Fenster, wo du auch eine der drei Rechnungs-Optionen auswählst, auf den Schriftzug Aufgaben ansehen, die auf dieser Rechnung berechnet werden.
Nun kannst du nochmal entscheiden, welche Aufgaben (nicht) in Rechnung gestellt werden sollen. Wichtiger Hinweis: Aufgaben, die noch nicht fertig gestellt wurden, müssen hier von dir manuell ausgewählt werden (z.B. „alle Aufgaben markieren“). Sonst werden sie nicht in der Rechnung aufgeführt.
Mehrere wichtige Hinweise:
- Achtung: Wenn du eine nicht abgeschlossene Aufgaben berechnest, wird deren Status auf Erledigt gesetzt! Es wird kein Hinweis über das Beenden der Aufgabe an Mitarbeiter / Follower gesendet.
- Wenn Aufgaben nicht abgeschlossen sind, siehst du rechts den Status der Aufgabe (z.B. in Bearbeitung).
- Achtung: Du kannst den Timer von bereits verrechneten Aufgaben nicht nachträglich starten! Um weitere Stunden für diese Aufgabe zu verrechnen, musst du eine neue Aufgabe erstellen, dem Projekt zuweisen, die fehlende Zeit erfassen und diese Aufgabe dann verrechnen
- Wenn du Aufgaben berechnen willst, die keine erfasste Zeit enthalten, erhälst du einen roten Warnhinweis. Du kannst die Aufgabe trotzdem „berechnen“.
- Wenn der Kunde eine andere Standardwährung hat als im Projekt eingestellt, wird die Rechnung trotzdem in der Währung des Kunden berechnet.
- Aufgaben, deren Startdatum noch in der Zukunft liegt, kannst du nicht berechnen. Deshalb werden sie in der Aufgabenübersicht nicht vorausgewählt. Achtung: Du kannst sie trotzdem berechnen lassen, wenn du den Haken manuell aktivierst (auch obwohl keine Zeit erfasst wurde).