Du kannst innerhalb von Gorilla Verträge erstellen und mit deinen Kunden eingehen. Gorilla bietet dir dabei einen Überblick über alle laufenden oder abgelaufenen Verträge und ermöglicht dir Verträge direkt aus Gorilla heraus zu verlängern.
Anleitung:
Schritt 1: Klicke im Menü auf Verträge (1) > blauer Button Vertrag Erstellen (2)
Schritt 2: Auf der neuen Seite füllst du folgende Felder aus:
- Papierkorb: Bereits beim Erstellen des Vertrags kannst du ihn in den Papierkorb legen. Dann wird er nicht unter Verträge angezeigt, nicht in Statistiken eingebunden und nicht im Kundencenter angezeigt
- Von Kunden verbergen: Wenn dieses Feld aktiv ist, wird der Vertrag nicht im Kundencenter angezeigt. Kundenkontakte mit der Erlaubnis, Verträge einzusehen, erhalten keine Ablaufbenachrichtigung per E-Mail
- Vertragsgegenstand: Quasi der Titel des Vertrags (Achtung: Für den Kunden sichtbar)
- Vertragswert: Trage hier die Summe ein (Achtung: Basiswährung wird verwendet)
- Vertragsart: Du kannst deine Verträge in Vertragsarten kategorisieren, um den Überblick zu behalten. Mit einem Klick auf das Plus kannst du eine neue Vertragsart hinzufügen. (Zum Ändern / Löschen von Vertragsarten gehe zu Einstellungen > Verträge > Vertragsart)
- Vertragsbeginn: als Datum auszuwählen. Bestimmt den Beginn der Gültigkeit des Vertrags
- Vertragsende: Trägst du hier kein Ablaufdatum ein, wird keine Ablaufbenachrichtigung gesendet. Dieses Feld ist optional.
Schritt 3: Vertragsinhalt bestimmen
Nachdem du den Vertrag mit allen notwendigen Informationen erstellt hast, kannst du rechts im Text-Editor Feld alle notwendigen Vertragsinhalte hinzufügen. (Diese Inhalte werden in der PDF Rechnung eingebaut).
Hier hast du die Möglichkeit:
- Im Tab Vertrag: Hier kannst du den Textinhalt für deine Rechnung angeben.
- Per Klick auf das Drucken-Icon kannst du den Vertrag drucken
- Per Klick auf das PDF-Icon kannst du den Vertrag als PDF herunterladen
- Per Klick auf das Brief-Icon kannst du den Vertrag direkt per E-Mail an deinen Kunden senden
- Im Tab Dokumente / Anlagen: Hier kannst du Dateien hochladen, die der Kunde gemeinsam mit dem Vertrag herunterladen soll
- Im Tab Vertragsverlängerungen: Hier kannst du per Klick auf den Button eine Vertragsverlängerung einrichten. Dabei kannst du den Vertragsstart, das Vertragsende und den Vertragswert neu bestimmen
- Im Tab Aufgaben: Hier kannst du Aufgaben einsehen, öffnen, erstellen und bearbeiten, die diesem Vertrag zugeordnet sind
Achtung: Du musst am Ende immer auf den Button Vertrag speichern (rechts unten) klicken, um den Vertragsinhalt zu speichern.