Im Folgenden erklären wir dir die 7 Schritte bis zum erfolgreichen Daten-Import im GorillaCRM im Detail und Schritt für Schritt aufgespalten. Bei Fragen hierzu melde dich gerne bei uns im Support.
Schritt 1: CSV Beispieldatei herunterladen
Lade dir zum Start immer erst die aktuellste CSV-Beispieldatei herunter. Diese findest du in deinem GorillaCRM im jeweiligen Import Bereich.
Für Kunden:
Klicke auf Kunden > Kunden importieren > Download Sample Button
Für Leads:
Klicke auf Leads > Interessenten importieren > Download Sample Button
Für Artikel / Leistungen:
Klicke auf Vertrieb > Leistungen / Artikel > Artikel Import > “Beispieldatei herunterladen” Button
Die Beispieldatei ist eine .csv Datei. Am einfachsten lässt sie sich öffnen über
- Windows: Microsoft Excel
- MacOS: Mac Numbers
- Im Web: Google* Drive Tabellen. Google* Drive Tabellen ermöglicht zudem den Export als Komma-getrennte CSV Datei. Das ist unbedingt notwendig für den Import ins GorillaCRM.
Schritt 2: Existierenden Datensatz als CSV oder Excel exportieren
In deinem bestehenden CRM musst du jetzt einen Datensatz Export in Form einer .csv oder Excel Tabelle durchführen. Gegebenenfalls bekommst du beim Export mehrere Tabellen zum Download angeboten. Diese Tabellen müssen später in eine .csv Tabelle zusammengeführt werden.
Schritt 3: Existierenden Datensatz umbauen
Standardfelder an den Anfang, Benutzerdefinierte Felder ans Ende
Nun muss dein existierender Datensatz an die Spalten-Reihenfolge der Beispiel-CSV angepasst werden. Schaue dir die Spalten-Reihenfolge in der CSV Beispieldatei an und baue deinen Datensatz im selben Stil nach. Dazu empfehlen wir dass du bestehende Spalten per “Ausschneiden”-Befehl (STRG+X) einfach ausschneidest, an die richtige Stelle eine neue Spalte erstellst und dort diese Spalte wieder einfügst (STRG+V). Bis die richtige Reihenfolge feststeht.
Du wirst schnell bemerken, dass dein Datensatz viele Felder enthält, die nicht in den Stammfeldern der GorillaCRM Beispiel-CSV enthalten sind. Sortiere diese Felder bitte immer ans Ende der Stamm-Spalten.
Wenn du manche Standard-Spalten des Beispiel-CSV nicht mit Daten füllen kannst, dann lass sie bitte leer bestehen. Auf keinen Fall solltest du die Spalten löschen, weil sonst dein Import nicht korrekt funktionieren wird. Jede Spalte aus der Beispiel-CSV muss in deinem Datensatz enthalten sein. Am Ende deiner Tabelle solltest du alle deine eigenen Spalten sehen, zu Beginn der Datei sollte die Spalten-Reihenfolge der aus dem CSV entsprechen.
Schritt 4: Benutzerdefinierte Felder anlegen im Gorilla
Nun kannst du nach DIESER ANLEITUNG für jede neue Spalte in deinem Datensatz ein eigenes benutzerdefiniertes Feld anlegen. Wichtig ist hierbei, dass du einige Regeln beachtest:
- Die Reihenfolge in welcher du die benutzerdefinierten Felder anlegst bestimmt auch die Reihenfolge mit welcher sie importiert werden müssen. Prüfe deshalb nach dem Anlegen des letzten Feldes nochmal die Beispiel-CSV-Datei und lade sie dir dazu neu herunter. Passe dann deine Spalten-Reihenfolge auf die neue CSV-Datei an.
- Lösche alle Spalten, die du nicht wirklich für den Import ins GorillaCRM benötigst. Dann sparst du dir nämlich einiges an Zeit und musst keine Felder anlegen, die du später eh wieder löschen wirst.
- Achte darauf, dass benutzerdefinierte Felder für Kontakte zwar angelegt werden können, aber du Daten nicht in diese Felder importieren kannst. Solche Probleme ergeben sich meistens bei Feldern wie Geburtstag oder Private Telefonnummer der Kundenkontakte. Hier lautet die Lösung, dass du solche Felder beim Kunden anlegen und ins Kundenprofil importieren kannst.Aber achte auf folgenden Sonderfall: Wenn du in ein Kundenprofil mehrere Kontakte (die derselben Firma zugehören) importieren möchtest und jeder dieser Kontakte z.B. das Geburtsdatum als benutzerdefiniertes Feld importiert bekommen soll, kannst du das nicht über ein einziges benutzerdefiniertes Feld “Geburtstag” im Kundenprofil lösen. Denn obwohl du ein Kundenprofil mit einem Feld “Geburtstag” angelegt hast, hast du ja mehrere Kontakte mit mehreren Geburtsdaten. Beim Import wird aber immer nur die erste Zeile beachtet. Alle weiteren Geburtsdaten würden verloren gehen. Um diesen Sonderfall zu vermeiden, kannst du mehrere benutzerdefinierte Geburtstagsfelder für das Element “Kunde” anlegen und sie z.B. Geburtstag Kontakt 1, Geburtstag Kontakt 2 usw. benennen. Dann brauchst du auch mehrere Spalten in der CSV Datei und kannst die Geburtstage der einzelnen Kontakte nun auf die jeweilige Spalte verteilen. Das ist natürlich viel Arbeit. Vielleicht wäre es da leichter, solche Daten einfach händisch nachzutragen.
Schritt 5: Korrekten Export durchführen: CSV mit UTF-8 und KOMMA-Trennung
Wenn du deinen Datensatz nun korrekt formatiert und sortiert hast, musst du ihn noch in dem korrekten Format exportieren. Das GorillaCRM benötigt eine CSV-Datei mit Komma getrennten Werten. Es gibt auch die Semikolon getrennten CSV Dateien. Diese führen bei uns im System aber zu Fehlern beim Import.
Ein Tool das immer als Komma getrennte CSV Datei exportiert ist Google* Drive Tabellen. Lade deine Excel oder CSV Datei ins Google* Drive hoch, öffne sie mit dem Google* Drive Tabellen Tool und dann gehe auf Datei > Herunterladen als > CSV Datei (Komma getrennte Werte).
Das MacOS Numbers ermöglicht auch einen Komma getrennten CSV-Export. Dazu musst du aber tatsächlich deine MacOS System Einstellungen ändern. Wir haben die Erklärung dazu auf dieser Seite hier gefunden: Erklärung ansehen
Microsoft Excel sollte auch einen Komma getrennten CSV Export anbieten. Hier der Hilfe-Artikel von Microsoft dazu.
Schritt 6: Probe-Import durchführen
Bevor du deine Daten nun importierst, empfiehlt es sich immer erst einen Probe-Import durchzuführen. Gehe dazu auf die jeweilige Import Seite. Das war wie folgt:
Kunden: Gehe auf Kunde > Kunden importieren
Leads: Gehe auf Leads > Interessenten importieren
Hinweis: Diese Funktion existiert nicht für Leistungen / Artikel
Hier siehst du nun das Upload-Feld. Wähle darüber von deinem Computer die CSV-Datei aus. Klicke nun nicht auf den Button Importieren sondern auf den Button Import simulieren. (Hinweis: Dieser Button existiert nicht bei Leistungen / Artikel).
Nun führt das GorillaCRM einen Probe-Import der ersten 100 Zeilen deiner CSV-Datei durch. Die auf der Seite angezeigte Tabelle zeigt dir an, wie deine Daten importiert werden würden. Bitte prüfe, ob in jeder Spalte die vorhergesehenen Daten auch korrekt dargestellt werden. Findest du hier einen Fehler, kannst du ihn schnell korrigieren. Später musst du dafür den gesamten Datensatz löschen oder händisch einzeln bearbeiten.
Probleme beim Import? Das FAQ
Stimmt der Inhalt der Spalten?
- Bitte prüfe in der Vorschau-Tabelle, ob die Inhalte der Spalten auch in der korrekten Spalte angezeigt werden. Das heißt ob z.B. die E-Mail auch in der Spalte E-Mail, die Adresse in der Adresse-Spalte usw. vorliegen. Wenn deine Spalten Inhalte nicht stimmen, dann hast du vermutlich eine Spalte vergessen oder eine Spalte zu viel eingebaut. Dadurch verschieben sich alle deine Datensätze um ein zwei Felder nach links oder nach rechts. Prüfe deine Spaltenreihenfolge nochmal neu.
PHP Fehler: Wurde eine Spalte vergessen oder einmal zu oft hinzugefügt?
- Hast du eine Spalte zu wenig oder eine Spalte zu viel im System drin? Hast du hinten vielleicht noch leere Spalten in der Tabelle, die du nicht gelöscht hast? Jede Spalte zuviel kann zu einem Fehler führen
PHP Fehler: Hast du die CSV-Datei auch wirklich als komma-getrennte Datei exportiert?
- Bist du sicher, dass deine CSV-Datei eine Komma getrennte Datei ist? Falls nicht, dann lade sie nochmal bei Google* Drive Tabellen hoch und exportiere sie von dort als CSV Datei. Diese ist dann ganz sicher Komma getrennt.
PHP Fehler weil falsche Daten in der Tabelle eingetragen wurden?
- Hast du Spalten falsch oder unwissend ausgefüllt? Manche Spalten sollen z.B. nur Nummern enthalten. Ein oder mehrere Buchstabe in diesen Spalten kann zu einem Fehler führen. Prüfe bitte alle Spalten, ob sie korrekt gefüllt wurden.
Falls deine Fragen noch unbeantwortet sind, schreibe uns gerne im Support
Schritt 7: Import Simulation erfolgreich? Dann starte den echten Import
Wenn die Import Simulation keine Fehler aufgewiesen hat, dann kannst du nun einen echten Import durchführen. Beachte dabei noch die besonderen Einstellungsmöglichkeiten des GorillaCRMs:
Kunden Import: Du kannst deine Kundenprofile beim Import bestimmten Kundengruppen zuweisen. Willst du verschiedene Profile in getrennte Gruppen importieren, dann teile deine CSV-Datei bitte nach Gruppen auf und importiere jede Gruppe einzeln.
Du kannst beim Import allen Kundenkontakten ein und dasselbe Standard-Passwort für ihren Login-Bereich eintragen lassen. So kannst du es leichter kommunizieren. Deine Kontakte können ihr Passwort dann später sowieso im Kundenbereich ändern.
Lead Import: Du kannst beim Import deiner CSV-Liste bestimmen, welcher Quelle deine Leads entspringen, welchen Status sie haben sollen und welchem Mitarbeiter sie zugewiesen werden sollen. Auch hier gilt die Devise: Willst du verschiedenen Leads verschiedene Quellen, Stati oder Mitarbeiter zuweisen, dann teile deine Lead-Liste bitte je nach individueller Zuweisung auf einzelne kleine Listen auf und importiere sie nacheinander, jeweils mit der korrekten Quellen-, Status- oder Mitarbeiter-Zuweisung.
Leistungen / Artikel Import: Du kannst bestehende Artikel überschreiben lassen. Dabei wird der Name als Vergleich herangezogen. Oder du kannst auswählen, dass nur neue Einträge hinzugefügt werden sollen – bestehende werden dann nicht verändert.
Weitere Hinweise:
Wichtiger Hinweis für das Download Sample: Lieber Nicht Microsoft Excel benutzen: Das heruntergeladene Download Sample solltest du NICHT mit Microsoft Excel öffnen. Das zerschießt nämlich die Datei. Microsoft Excel erzeugt einen Bug, den wir von Außen nicht lösen können. Wir empfehlen daher andere Anbieter zu nutzen, wie Mac Numbers oder Google* Tabellen zu benutzen. Du kannst die Sample Datei bei Google* hochladen, doppelklicken und sie somit direkt in Google* bearbeiten. Wenn du die Sample Datei nicht nur anschauen, sondern auch bearbeiten willst, kannst du sie danach wieder bei Google* als .csv Tabelle exportieren lassen. Andernfalls lege für deine Import-Tabellen bitte einfach eine neue .csv Tabelle an.
Die erste Zeile der CSV-Datei, sollte die Spaltenüberschrift in der Tabelle als Beispiel darstellen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei als UTF-8-Codierung eingestellt ist, um unnötige Probleme zu vermeiden.
Wenn eine Kunde per E-Mail in der Datenbank gefunden wird, werden doppelte E-Mails nicht importiert – es wird also kein neuer Kunde angelegt.
Es ist nicht empfehlenswert, innerhalb einer CSV-Datei mehr als 500 Zeilen zu importieren. Du solltest den Importvorgang auf mehrere Dateien aufteilen.
*Datenschutz Hinweis: Hinsichtlich der Übertragung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Google achten Sie bitte auf die geltenden Datenschutzgesetze.