Lektion 4: Das Vertriebsmodul

Schritt 1: Neuen Artikel anlegen

• Klicke als Admin unter dem Menüpunkt Vertrieb (1) auf Leistungen / Artikel (2). Klicke dann auf den Button Rechnungsartikel erstellen (3).

Schritt 2: Artikel Details ausfüllen

• Beschreibung: Gebe dem Artikel einen Namen (sichtbar auf Rechnungen / Angeboten)
• Lange Beschreibung: Hier kannst du den Artikel näher beschreiben (sichtbar auf Rechnungen / Angeboten)
• Rate: Die Gesamtkosten für diesen Artikel (ohne Berücksichtigung von Steuern)
• Steuern: Wenn der Artikel eine vordefinierte Steuer übernimmt, wird die Steuer automatisch angewendet, wenn eine neue Rechnung / Angebot / Vorschlag erstellt wird. Du kannst dem Artikel zwei Steuern hinzufügen.
• Einheit: Wenn du den Artikel mit einer Einheit (kg, Anzahl, Meter, etc.) beschreiben musst, kannst du diese hier angeben
• Artikelgruppe: Wenn du viele vordefinierte Artikel hast, kannst du diese in Gruppen gruppieren. Damit behältst du den Überblick. Hier kannst du den Artikel einer solchen Gruppe zuweisen (du musst Gruppen zuvor im vorherigen Fenster erstellt haben. Diesen Schritt kannst du aber auch später nachholen)

Schritt 3: Artikel Speichern

Wenn du zufrieden bist, klicke auf den Button Speichern um die Leistung / den Artikel zu erstellen und in deine Datenbank hinzuzufügen.

Hinweis: Leistungen / Artikel, die bereits in Rechnungen, Angeboten oder Vorschlägen eingefügt wurden, werden durch Änderungen nicht mehr betroffen. Änderungen an Leistungen / Artikeln gelten immer für zukünftige Rechnungen / Angebote / Vorschläge.

Schritt 1: Neue Rechnung erstellen

• Klicke im Menü unter Vertrieb (1) auf Rechnungen (2). Im neuen Fenster klicke auf den Button Rechnung erstellen (3). 

Schritt 2: Details ausfüllen

• Kunde: Wähle zu Beginn einen Kunden aus (verpflichtend)
• Projekt: Weise die Rechnung einem Projekt zu (optional)
• Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer wird fortlaufend für dich erstellt. Du kannst sie ändern oder so belassen.
• Rechnungsdatum: Das Datum der Ausstellung der Rechnung
• Fälligkeitsdatum: Das Datum an dem die Zahlung fällig wird
• Checkbox Zahlungserinnerungen: Du kannst ausstellen, dass für diese Rechnung per E-Mail Zahlungserinnerungen rausgehen. Per Default werden sie jedoch versendet
• Tag: Du kannst der Rechnung einen Tag verpassen, um sie später besser über die Suche zu finden
• Erlaubte Zahlungsarten: Klick drauf und wähle / entferne alle Zahlungsarten, über die dein Kunde die Rechnung bezahlen darf (soll)
• Währung: Fester Wert, abhängig von der im Kundenprofil eingestellten Währung
• Mitarbeiter: Du kannst die Rechnung einem Mitarbeiter zuweisen
• Wiederkehrende Rechnung: Du kannst einstellen, ob die Rechnung wiederkehrend neu ausgestellt werden soll, z.B. für Abonnement-Zahlungen. Optional kannst du auch ein Ende der Zahlung per Datum definieren
• Mitarbeiter-Notiz: Diese Notiz ist für dein Team sichtbar, aber nicht für deinen Kunden

Schritt 3: Leistungen / Artikel hinzufügen

• Im Dropdown Menü Hinzufügen kannst du zuvor angelegte vordefinierte Leistungen / Artikel hinzufügen. Um sie in deine Rechnung einzubauen, musst du jedes mal auf den blauen Button mit dem Haken am Ende der Zeile klicken.
• Hier erfährst du, wie du neue vordefinierte Leistungen / Artikel erstellst
• Am Ende kannst du noch einen Rabatt einstellen oder den Rechnungsbetrag manuell korrigieren
• Ganz unten kannst du Notizen für Kunden hinterlassen und deine Geschäftsbedingungen (AGBs) beifügen

Schritt 4: Speichern / Speichern und Senden

• Wenn du zufrieden bist, kannst du die Rechnung als Entwurf speichern, als Rechnung Speichern oder gar Speichern und Senden per E-Mail an deinen Kunden

Schritt 1: Rechnung erstellen

• Klicke auf Vertrieb (4) > Rechnungen (5) und dort oben Links auf den Button Rechnung erstellen (6)

Schritt 2: Artikel einfügen

• Oben definierst du die Rechnungsdetails und unten kannst du die Artikel einfügen. Hier findest du auf der linken Seite ein Dropdown mit der Aufschrift Hinzufügen.

• Hier kannst du deinen zuvor definierten Artikel nun aus einer Liste auswählen. Wenn keine Einträge angezeigt werden, tippe die ersten Buchstaben deines Artikel Titels in der kleinen Suchleiste ein, bis passende Ergebnisse angezeigt werden

Dieses Feature ermöglicht dir im GorillaCRM Zahlungen für deine Rechnungen aufzuzeichnen. 

Währenddessen du die Rechnung im Adminbereich ansiehst, klicke auf die Schaltfläche Zahlungsaufzeichnungen, um neue Zahlungen aufzuzeichnen. Gehe dazu auf Vertrieb (1) > Rechnungen (2) > Klicke auf eine offene Rechnung > Zahlungsaufzeichnungen (3).

Nachdem du auf die Schaltfläche geklickt hast, wird das Zahlungsformular angezeigt. Beachte, dass der Button Zahlungsaufzeichnungen nur angezeigt wird, wenn die Rechnung nicht deaktiviert ist. Sprich wenn der Status der Rechnung Bezahlt oder Storniert lautet, wird es nicht angezeigt.

1. Erhaltener Betrag – Der für diese Rechnung bezahlte Gesamtbetrag wird basierend auf dem fälligen Rechnungsbetrag automatisch vor-ausgefüllt.
2. Zahlungsdatum – Wähle das Datum für die Zahlung. Das aktuelle Datum ist standardmäßig ausgewählt.
3. Zahlungsart – Du musst für diese Rechnung eine der verfügbaren Zahlungsmethoden wählen. Werden hier keine Arten angezeigt, dann bearbeite bitte die Rechnung und wähle bei erlaubte Zahlungsarten mindestens eine Option aus
4. Zusätzliche kannst du eine Zahlungsnotiz hinzufügen.
5. Keine Zahlungsbestätigung per E-Mail an den Kundenkontakt senden – Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird keine E-Mail an die Kundenkontakte gesendet, die die Zahlung für diese Rechnung aufzeichnet. Wenn du diese Option deaktivieren möchtest, kannst du das dazugehörige E-Mail Template deaktivieren. Gehe dazu im Menü auf Einstellungen > E-Mail Templates > Rechnungszahlung aufgezeichnet (an Kunden gesendet) (7) (In dem Screenshot ist das E-Mail Template aktiviert). Klicke rechts auf deaktivieren, um das E-Mail Template zu deaktivieren. Wenn du diesen Schritt erledigt hast, wird die Checkbox nicht mehr angezeigt und es wird keine E-Mail an deine Kunden gesendet. 
6. Klicke auf Speichern

Nachdem die Zahlung aufgezeichnet wurde, wird der Rechnungsstatus basierend auf dem Gesamtbetrag automatisch aktualisiert. Wenn der Gesamtbetrag für diese Rechnung erfasst wird (also die gesamte Rechnung bezahlt wurde), wird der Status auf „Bezahlt“ aktualisiert. Wird nur ein Teil der Gesamtsumme aufgezeichnet, wird der Status auf „Teilweise bezahlt“ aktualisiert.

E-Mail an Kundenkontakte bei erfolgreichem Zahlungseingang senden?

Wenn die Checkbox Keine Zahlungsbestätigung per E-Mail an den Kundenkontakt senden nicht mit einem Haken markiert wurde, wird nach der Zahlung die E-Mail (mit dem PDF-Zahlungsanhang) direkt an die Kundenkontakte gesendet, um zu informieren, dass die Zahlung für diese Rechnung aufgezeichnet wird.

So bearbeitest du den E-Mail-Inhalt: Klicke im Menü auf Einstellungen (4) > E-Mail Templates (5) > Rechnungszahlung aufgezeichnet (an Kunden gesendet) (7). 

E-Mail an Mitarbeiter gesendet

Darüber hinaus sendet das System eine weitere E-Mail an den Mitarbeiter, der die Rechnung erstellt hat. Das Template dazu heißt Rechnungszahlung aufgezeichnet (an Mitarbeiter senden(8)). Diese E-Mail wird auch gesendet, wenn der Kunde die Rechnung online über eine Online-Zahlungsart bezahlt (z.B. PayPal). Denke daran, wenn die Zahlung über den Admin-Bereich des Mitarbeiters aufgezeichnet wird, erhält dieser (aktuell angemeldete) Mitarbeiter keine E-Mail.

Du hast die Möglichkeit im GorillaCRM für deinen Kunden eine wiederkehrende Rechnung zu erstellen. Wenn du eine Rechnung hinzufügst / bearbeitest, hast du die Möglichkeit, diese Rechnung als wiederkehrend zu definieren. Das bedeutet, dass die Rechnung basierend auf deiner Einrichtung für wiederkehrende Rechnungen (alle X Monate) automatisch neu erstellt wird. Du kannst diese Rechnungen von einem Monat bis zu 12 Monaten festlegen oder nach deinen Bedürfnissen anpassen. Dieses Feature funktioniert wie bei einem Abo, indem Rechnungen automatisch neu in fixen Zeiträumen erstellt werden.

Um eine wiederkehrende Rechnung zu erstellen, gehst du in dein Menü und klickst auf Vertrieb (1) > Rechnungen (2) > erstelle nun eine neue Rechnung oder bearbeite eine existierende Rechnung (über das Bearbeiten  Icon) die du bereits erstellt hast und dort siehst du den Punkt > wiederkehrende Rechnung (3).

Im Dropdownfeld kannst du nun auswählen, zu welchem Zeitraum, die Rechnung für deinen Kunden wiederkehren soll. Wähle hier zwischen einem oder 12 Monaten. Du kannst aber auch einen benutzerdefinierten Zeitraum erstellen. Hier kannst du sogar Tage, Wochen, Monate und Jahre einstellen, um die wiederkehrende Rechnung auf deine Bedürfnisse anzupassen.

Des Weiteren kannst du das Datum auswählen, wann die wiederkehrende Rechnung enden soll. Falls dies niemals geschehen soll lässt du dieses Feld einfach leer.

Klickst du nun auf deine erstellte oder bearbeitete Rechnung siehst du das nächste Rechnungsdatum für deinen Kunden.

Die Rechnung wird zu einer bestimmten Stunde des Tages erstellt, basierend auf den CronJob Einstellungen. Um diese Einstellungen einzusehen oder zu ändern, klicke im Menü auf Einstellungen (4) > Einstellungen (5) > CronJob (6) > Rechnung (7)

Und dem Tab „Rechnung“ findest du nun folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Stunde des Tages, um automatische Aufgaben auszuführen (24-Stunden-Format – zum Beispiel 9 für 9 Uhr oder 15 für 15 Uhr).

Die Rechnung wird zu einer bestimmten Uhrzeit basierend auf der Stunde, die du in dieser Option konfiguriert hast, neu erstellt.

Beispiel: Wenn die Rechnung am 1. Mai neu erstellt werden soll und du hier „09“ einstellst, wird die Rechnung am 1. Mai um 9 Uhr neu erstellt.

Du kannst zudem deinen Kunden Erinnerungen und erneute Erinnerungen nach bestimmten Tagen per Mail senden.

• Füge hier einfach eine Zahl ein (entspricht den Tagen), die deinen Bedürfnissen entsprechen, wann dein Kunde eine Erinnerung erhalten soll.

Wiederkehrende Rechnung

• Erstellen und automatisches Versenden der erneuerten Rechnung an den Kunden
• Unbezahlte Rechnung erstellen
• Entwurfsrechnung erstellen

Möchtest du eine wiederkehrende Rechnung nur dann erstellen, wenn die Hauptrechnung beglichen wurde?

• Wenn dieses Feld auf „Ja“ steht und die ausstehende Rechnung nicht den Status „Bezahlt“ hat, wird keine neue erstellt.

Wiederkehrende Rechnung stoppen

Um die wiederkehrende Rechnung zu stoppen, musst du deine Rechnung bearbeiten (Vertrieb > Rechnungen > Rechnung bearbeiten) und im Dropdownfeld Wiederkehrende Rechnung? auf „Nein“ setzen.

Wichtig:

• Wiederkehrende Entwurfsrechnungen werden nicht neu erstellt.
• Wiederkehrende Rechnungen mit dem Status „Storniert“ werden immer noch neu erstellt, wenn das Datum für die nächste wiederkehrende Rechnung eintrifft. Wenn du nicht möchtest, dass die Rechnung aus einer stornierten Rechnung neu erstellt wird, bearbeitest du wieder deine Rechnung und setzt im Dropdownfeld Wiederkehrende Rechnung? auf „Nein“.

Um eine Rechnung an einen Kunden zu senden klicke im Menü auf Vertrieb (1) > Rechnungen (2) > Klicke auf eine beliebige Rechnung > Klicke auf das Mail-Symbol (Rechnung per E-Mail senden) (3). 

Ein neues Fenster öffnet sich und du hast mit Gorilla die Möglichkeit, eine Rechnung an deine Kunden zu senden. Die PDF-Rechnung wird ebenfalls an die E-Mail angehängt. Wenn du die PDF-Rechnung nicht anhängen möchtest, kannst du einfach die Checkbox Rechnung  an E-Mail anfügen (PDF) (4) deaktivieren.

Wenn du, nachdem du die Rechnung an den Kunden gesendet hast, diese erneut senden möchtest, wird der E-Mail Inhalt verändert. Dies ist der Fall, da die Originalrechnung bereits gesendet wurde. Wenn dein Kunde die Rechnung vielleicht erneut zugesendet bekommen möchte, wird der Inhalt der E-Mail anders sein.

Um den Inhalt der zweiten E-Mail zu verändern, wenn du die Rechnung zum zweiten Mal an deinen Kunden senden möchtest, gehe im Menü auf Einstellungen (5) > E-Mail Templates (6) > Rechnungen bereits an den Kunden gesendet (7). 

Standardmäßig werden alle Kontakte, die für die Rechnung berechtigt sind, ausgewählt.

Wenn CronJob (der automatische Versende-Dienst von Gorilla) versuchen wird, beispielsweise daran zu erinnern, dass eine Rechnung abläuft, werden Erinnerungen an alle Kontakte gesendet, die eine Genehmigung zu dieser Rechnung haben. Wichtig hierbei ist, dass die Kontakte über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Wie du Berechtigungen an deine Kontakte vergibst findest du hier.

1. Klicke im Menü unter Vertrieb (1) auf Angebote / Aufträge (2). Dann klicke auf den Button Angebot erstellen (3).

2. Fülle im neuen Fenster die folgenden Felder aus:

• Kunde: Wähle den Kunden für den das Angebot gelten soll aus
• Projekt: Du kannst das Angebot einem Projekt zuweisen
• Angebotsnummer: Individuelle Identifikationsnummer deines Angebots (musst du nicht anpassen, das System erstellt eine Nummer für dich)
• Datum: Der Start-Tag ab dem das Angebot gilt
• Gültig bis: An dem Tag läuft das Angebot ab und kann vom Kunden nicht mehr akzeptiert werden
• Tags: Du kannst dem Angebot einen Tag vergeben
• Währung: Wird festgelegt durch die Stammwährung des Kunden
• Status: Hier kannst du den Status direkt manuell anpassen, ohne dass der Kunde z.B. das Angebot im Gorilla annehmen muss (z.B. weil ihr euch bereits per Telefon verständigt habt)
• Referenz: Hier kannst du eine Nummer für deine interne Referenz eingeben (optional)
• Mitarbeiter: Du kannst das Angebot einem Mitarbeiter zuweisen
• Rabatt Art: Du kannst dem Angebot ein Rabatt zuweisen (vor Steuern oder nach Steuern)
• Admin Notiz: Diese Notiz siehst nur du / alle deine Admin Accounts
• Rechnungsartikel: Du kannst nun mehrere Posten manuell eintragen oder oben aus dem Dropdown Menü als Artikel vorauswählen
• Kundennotiz: Hier kannst du eine Notiz für deinen Kunden hinterlassen
• Allgemeine Geschäftsbedingungen: Hier kannst du deine AGBs einfügen

Schritt 3: Speichern

• Wenn du zufrieden bist mit deinen Einstellungen, dann klicke unten rechts auf Speichern. Du kannst auch direkt auf Speichern und Senden klicken, dann wird der Kunde per E-Mail über dein Angebot informiert