Lektion 1: Das Leadmodul

1. Klicke im Menü auf Leads (1) und auf den blauen Button Interessent hinzufügen (2) links oben.
   • Tipp: Du kannst auch über das Quick Menü oben (das Hammer Icon) direkt einen Lead erstellen (3)
2. Interessenten Status: Du kannst zwischen drei Status wählen
   • Kalter Lead: Ein Interessent, der noch wenig über deine Angebote weiß
   • Potenter Lead: Ein Interessent, der dir eine Kaufbereitschaft signalisiert hat
   • Konvertierter Lead (Kunde): Ein Interessent, der bereits zum Kunde umgewandelt wurde (du willst ihn aber vorab als Interessent verzeichnen, der umgewandelt wurde, damit du das später nachvollziehen kannst. Deshalb trägst du ihn so und nicht direkt als Kunden ein)
3. Quelle: Hier kannst du definieren, woher der Lead stammt. Du kannst mit dem Klick auf das Plus Icon neue Quellen hinzufügen.
4. Zugewiesen: Hier kannst du den Lead einem Mitarbeiter zuweisen
5. Kundendaten eintragen: Die Felder sind selbsterklärend
6. Checkbox Öffentlich: Wenn aktiviert, dann ist der Lead für alle Mitarbeiter sichtbar.
   • Der Standard ist sonst, dass Leads nur für Admins und für zugewiesene Mitarbeiter sichtbar sind
   • Hinweis: Leads können in den folgenden Fällen von dritten Mitarbeitern angesehen werden:
     • Wenn ein Lead vom Mitarbeiter selbst erzeugt wurde
     • Wenn ein Lead als öffentlich markiert wurde
     • Wenn ein Lead nicht vom Mitarbeiter erstellt, aber dieser dem Lead zugeordnet wurde
     • Wenn dem Mitarbeiter die Berechtigung unter Interessenten in der Spalte Ansehen (Global) gesetzt wurde
7. Letzter Schritt: Speichern!
   

1. Hier sind deren Funktionen kurz beschrieben:
   • Profil: Hier siehst du die zuvor ausgefüllten Daten des Interessenten
   • Vorschlag: Hier kannst du dem Interessenten einen Vorschlag unterbreiten
   • Aufgaben: Hier kannst du dem Interessenten Aufgaben zuordnen und deinen Mitarbeitern zuweisen
   • Anhänge: Hier kannst du Anhänge hochladen (nicht sichtbar für Interessenten)
   • Erinnerungen: Hier kannst du Erinnerungen für dich oder deine Mitarbeiter erstellen, z.B. um beim Interessent nachzufassen
   • Notizen: Hier kannst du Notizen hinzufügen mit dem Verweis, ob du zu dieser Notiz mit dem Lead in Kontakt getreten bist oder nicht (wichtig für das Kontakt-Protokoll, nicht dass mehrere deiner Mitarbeiter denselben Lead zweimal kontaktieren)
   • Tickets: Hier kannst du dem Lead ein Ticket aus seinem Leadprofil schreiben.
   • Lead Chance: Hier kannst du für deinen Lead eine Chance erstellen und diese einer Pipeline zuweisen.
   • Aktivitätslog: Ein Protokoll der Aktivitäten mit diesem Lead

Um einen neuen Lead-Status hinzufügen zu können, klicke auf Einstellungen > Interessenten > Status und klicke dort auf Neuer Interessenten Status.

Status vorauswählen beim Erstellen neuer Leads

Wenn du beim Erstellen neuer Leads einen Status immer vorausgewählt haben willst, kannst du das einstellen unter Einstellungen > Einstellungen > Interessenten (im Submenü) und ändere dort die Option Standardstatus.

Jedes Mal, wenn du einen neuen Lead hinzufügst, wird jetzt der von dir ausgewählte Status automatisch vorausgewählt.

Systemstatus „konvertierter Lead (Kunde)“

Das Gorilla CRM bringt mit der Installation einen festen Lead-Status mit, den du nicht ändern kannst. Das ist der Status konvertierter Lead (Kunde).

Änderst du den Status eines Leads auf konvertierter Lead (Kunde), verändert das vor allem deine Lead Berichte. Dein Lead hat dann den Status Kunde. Damit er aber im Menüpunkt Kunde erscheint, musst du ihn manuell zum Kunden umwandeln (blauer Button rechts oben).

Bitte benenne diesen Status nicht in einen anderen Namen um. Das verwirrt dich und macht die Lead Berichte unbrauchbar. 

Schritt 1: Formular einstellen und erstellen

1. Klicke auf Einstellungen > Interessenten > Web zu Interessenten
2. Klicke hier auf den Button Neues Formular. Folgendes Fenster erscheint:
   
3. Fülle nun die Maske anhand der folgenden Kriterien aus:
   1. Formularname: Das ist der interne Name für dieses Lead Formular
   2. Sprache: Relevant für die System E-Mail Benachrichtigungen zu diesem Lead
   3. Bestätigungsnachricht: Erscheint an Stelle des Formulars, sobald es vom Interessenten abgeschickt wurde
   4. Auf Dankeseite weiterleiten: Wenn aktiv, wird der Interessent nach Abschicken des Formulars auf eine neue Seite weitergeleitet
   5. Automatisch aus öffentlich markieren: Der Lead ist dann für alle Mitarbeiter sichtbar, welche generell Leads sehen dürfen und nicht mehr nur für die zugewiesenen Mitarbeiter
   6. Erlauben Duplikat Interessenten in die Datenbank einzufügen: Falls aktiv, dann werden Interessenten neu angelegt, selbst wenn die angegebene E-Mail Adresse bereits im Lead Modul existiert. Falls nicht aktiv, dann wird das neu ausgefüllte Formular nicht als Lead angelegt und die Daten gehen verloren
   7. Quelle: Welche Quelle soll den sich hier eintragenden Interessenten zugewiesen werden?
   8. Status: Welcher Status soll den sich hier eintragenden Interessenten zugewiesen werden?
   9. Verantwortliche Person: Welcher Mitarbeiter soll dem Interessenten zugewiesen werden?
   10. Benachrichtigungseinstellungen: Erzeugt eine System Benachrichtigung, wenn sich ein neuer Interessent eingetragen hat
       1. Mitarbeiter bestimmen: Hier können einer oder mehrere Mitarbeiter ausgewählt werden, welche diese System Benachrichtigung erhalten sollen
       2. Mitarbeiter mit Rollen: Hier können eine oder mehrere Rollen ausgewählt werden. Alle Mitarbeiter mit diesen Rollen bekommen dann eine Benachrichtigung.
       3. Verantwortliche Person: Der weiter oben als verantwortliche Person markierte Mitarbeiter erhält als einziger eine Benachrichtigung
4. Klicke zum Schluss auf Speichern um das Formular zu erstellen

Schritt 2: Formular Felder per Drag & Drop definieren

Nach dem Speichern erscheint im Tab Formular Ersteller der Drag & Drop Baukasten für dein Formular. Links siehst du alle verfügbaren Felder angezeigt. Mit der Maus kannst du sie jetzt nach rechts rüber ziehen. In folgendem Bild siehst du verschiedene Verwendungsbeispiele für die Felder:

Du kannst die einzelnen Felder zusätzlich mit einem Klick auf das Stift-Icon bearbeiten. Das Stift Icon erscheint nur, wenn du mit der Maus über das Feld fährst.

Beim Feld-Beispiel Name kannst du nun folgende Parameter einstellen:

1. Required: Entscheidet, ob das Feld ein Pflichtfeld ist oder nicht. Als Pflichtfeld muss dein Interessent dieses Feld ausfüllen, damit er das Formular absenden kann
2. Label: Das ist der angezeigte Titel des Feldes. Den kannst du unabhängig vom internen Namen des Feldes umschreiben. So kannst du statt Name auch Bitte gebe hier deinen Namen ein schreiben.
3. Help Text: Zusätzliche Hilfe-Informationen kannst du hier eintragen und damit in einem Fragezeichen-Icon direkt hinter dem Feld-Titel anzeigen lassen
4. Placeholder: Du kannst hier einen Text definieren, der im Feld in grauer Schriftfarbe angezeigt wird, bis du anfängst darin zu tippen. Das ist nützlich für offensichtliche Erklärungen wie im Feld Name den Placeholder Max Mustermann einzutragen. Sobald der Interessent in das Feld klickt und zu tippen beginnt, verschwindet dieser Text natürlich.
5. Class: Du kannst eine HTML / CSS Class Angabe für dieses Feld eintragen
6. Name: Hier wird der interne unveränderbare Name angezeigt
7. Value: Hier kannst du bestimmen, welcher Wert im Feld vor-ausgefüllt angezeigt werden soll

Denk dran deine Änderungen am Ende mit einem Klick auf Speichern zu sichern.

Schritt 3: das Formular auf deiner Website einbauen

Das Einbauen des Web zu Interessenten Formulars auf deiner Website ist kinderleicht und funktioniert per iFrame Code-Schnipsel.

1. Klicke oben auf das Tab Code zum Einfügen 
2. Kopiere den gesamten Code, der dir hier angezeigt wird
3. Füge ihn auf deiner Website in der Code-Ansicht ein. (Bei WordPress gibt es die Visuell und die Text Ansicht. Füge den Code hier in der Text-Ansicht ein).

Nach dem Speichern erscheint das Formular jetzt auf deiner Website. Du kannst zudem jederzeit Änderungen an den Einstellungen oder den Feldern im Gorilla vornehmen und diese werden automatisch auf deiner Website aktualisiert.

1. Öffne die Leads Übersicht unter Menü > Leads 
2. Öffne den Lead, den du zuweisen willst per Klick auf den Namen
3. Klicke oben Links auf Bearbeiten (1)
4. Oben Rechts kannst du den Lead einem Mitarbeiter zuweisen (2). Wie der Screenshot zeigt, wurde in diesem Falle noch kein Mitarbeiter ausgewählt.

Die Mitarbeiter erhalten nach dieser Zuordnung eine Benachrichtigung.

Wie können alle Mitarbeiter alle Leads sehen?

Dazu bitte die Mitarbeiter-Rechte jedes Mitarbeiters (oder einer Mitarbeiter-Rolle) bearbeiten. Das geht unter Einstellungen > Mitarbeiter und hier beim Mitarbeiter im Tab Berechtigungen die Option Leads in der Spalte Ansehen (Global) aktivieren.

Die Rollen kannst du anpassen unter Einstellungen > Rollen. 

Schritt 1: Klicke auf Menü > Leads > Namen des Leads und du siehst die Profil-Details. Nun klickst du oben rechts auf den blauen Button Zu einem Kunden umwandeln. 

Schritt 2: Ein neues Fenster erscheint mit Daten vom zu konvertierenden Kunden. Das System wird automatisch versuchen, die offenen Felder auszufüllen, so wie den Vornamen oder Nachnamen. Du hast hier die Möglichkeit, fehlende Felder manuell nachzutragen. Klicke dann auf Speichern, um die Umwandlung abzuschließen

Schritt 3: Wenn bei dem Lead benutzerdefinierte Felder gefunden werden, hast du die Möglichkeit, die benutzerdefinierten Felder des Leads mit der Datenbank benutzerdefinierter Felder für Kunden zusammenzuführen. Wenn dieses Feld davor noch nicht in den Kunden-benutzerdefinierten-Feldern existierte existierte, wird es vom System automatisch erstellt.

Nachdem du den Lead in einen Kunden umwandelst, wird dieser automatisch den Status Kunde bekommen, wenn er als Kunde nicht bereits angelegt wurde.

Du kannst konvertierte Leads (Kunden) weiterhin unter Menü > Leads anzeigen lassen. Dazu klickst du auf das Filter-Icon und aktivierst das Anzeigen von konvertierten Leads.