Der GorillaCRM Daten-Import funktioniert generell immer gleich. Trotzdem gibt es je nach Modul (Kunden, Leads, Artikel) unterschiedliche Regeln und Bedingungen, die beim Import beachtet werden müssen. Diese schauen wir uns im Detail an:
Besonderheiten beim Import je nach Modul:
- Kunden Import: Hier gilt die Firma als Kunde. Die Personen gelten als Kontakte dieses Kundenprofils. Ein Kundenprofil kann mehrere Kontakte enthalten. Das heißt pro eindeutigem Firmennamen wird ein Kundenprofil angelegt. Wenn mehrere Personen in der Import-Liste 1zu1 denselben Firmennamen enthalten, dann werden sie im selben Kundenprofil als Kontakt angelegt
- Lead Import: Leads sind Einzelpersonen. Auch wenn zwei oder mehrere Personen hier denselben Firmennamen tragen, so werden sie trotzdem alle als einzelne Leads angelegt. Es gibt keine Firmenprofile bei Leads, sondern immer nur einzelne Kontakte
- Artikel / Leistungen Import: Artikel / Leistungen sind vordefinierte Elemente, die du mit einem Klick auf deinen Vorschlägen, Angeboten und Rechnungen einbinden kannst.
Stamm-Felder und benutzerdefinierte Felder
Das GorillaCRM wird mit einer Reihe an Standard-Feldern ausgeliefert, die beim Import mit deinen Daten gefüllt werden können. Ein Stamm-Feld ist zum Beispiel der Vorname.
Wenn du darüber hinaus Felder brauchst, kannst du diese als benutzerdefinierte Felder anlegen. Ein benutzerdefiniertes Feld wäre zum Beispiel der Geburtstag, da dieses Feld nicht im Werkszustand des GorillaCRMs vorhanden ist.
Leider funktioniert der Daten-Import nicht in alle benutzerdefinierten Felder hinein. Manche Felder sind für einen Import geeignet, andere Felder dagegen nicht. Hier gibt es folgende Ausnahmen, die es zu beachten gilt:
Beim Import von Kunden-Kontakten
Du kannst benutzerdefinierte Felder für das Element „Kunden“ sowie für das Element „Kontakte“ anlegen. Diese Felder erscheinen an unterschiedlichen Orten im CRM.
Benutzerdefinierte Felder bei Kunden:
Hier werden die Felder in einem eigenen Tab im Kundenprofil angezeigt.
Benutzerdefinierte Felder bei Kontakten:
Hier sind die Felder direkt im Kontakt-Profil sichtbar. Es gibt kein eigenes Tab.
Du kannst Daten-Importe in benutzerdefinierte Felder bei Kunden durchführen. Du kannst aber nicht Daten-Importe in benutzerdefinierte Felder für Kontakte durchführen. Das geht technisch gesehen zurzeit leider nicht.
Wenn du also zusätzliche Kunden-Informationen ins GorillaCRM importieren möchtest, dann kannst du diese nur ins Kundenprofil im Tab benutzerdefinierte Felder importieren.
Wenn du Daten in die benutzerdefinierten Felder bei Kontakten hinterlegen willst, kannst du das händisch nachtragen. Per Import geht das leider nicht.
Beim Import von Lead Daten
Du kannst benutzerdefinierte Felder für Leads anlegen und auch erfolgreich importieren. Dopplungen werden gemessen anhand der E-Mail Adressen. Bei zwei oder mehr gleichen E-Mail Adressen wird nur die erste eindeutige E-Mail Adresse importiert. Zusätzliche Datensätze in den weiteren Zeilen mit derselben E-Mail Adressen werden nicht in Betracht gezogen.
Stelle bitte sicher, dass deine erste Zeile immer die mit dem vollständigsten Datensatz ist. Nennen wir hier ein Beispiel: Wenn du einen Firmenkunden mit drei Kontakten importieren möchtest, werden deren Daten auf drei Zeilen aufgeteilt worden sein. Hierbei gilt das Prinzip „wer zuerst kommt, gewinnt“. Die Firmenadresse aus der ersten Zeile wird importiert. Sollte die zweite oder dritte Zeile eine andere abweichende Firmenadresse enthalten, wird diese ignoriert und nicht importiert. Deshalb ist es wichtig, dass die erste Zeile aller Firmenkontakte immer den vollständigsten Datensatz enthält.
Beim Import von Artikel / Leistungen
Du kannst benutzerdefinierte Felder für Artikel / Leistungen anlegen und auch erfolgreich importieren. Dopplungen kannst du überschreiben lassen oder aber überspringen lassen. Diese Option steht dir beim Import zur Verfügung.
Andernfalls gibt es keine Besonderheiten mehr beim Datenimport der Artikel / Leistungen.
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