Lektion 7: Die versteckten Gorilla-Hacks!

Anleitung: 

1. Gehe auf Einstellungen (1) > Benutzerdefiniertes Feld (2) 
2. Klicke auf Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen (3)Unter diesem Feld hast du die Möglichkeit folgende Details auszufüllen:
3. Zuordnung des Feldes: Hier kannst du nun wählen, für welches GorillaCRM Element du ein benutzerdefiniertes Feld anlegen willst. Für Erklärungen siehe in der unten genannten Liste nach
4. Feld Name: Hier gibst du den Begriff an, der vor / über dem Feld genannt wird
5. Art: Hier wählst du die Art des Feldes aus (z.B. Textfeld, Checkbox, usw.). Für Erklärungen siehe in der unten genannten Liste nach
6. Reihenfolge Hier kannst du die Reihenfolge von diesem Feld in Bezug zu anderen benutzerdefinierten Feldern bestimmen (einfach eine Zahl eingeben)
7. Grid: Hier kannst du nach dem Bootstrap-Tabellen-Format bestimmen, wie breit das Feld sein soll. So kannst du Felder kürzer / schmaler gestalten.
8. Du hast folgende Checkboxen zur Auswahl
   1. Deaktiviert: Hier kannst du das Feld (später) deaktivieren, ohne es löschen zu müssen
   2. Sichtbarkeit auf Administratoren beschränken: Mitarbeiter ohne den Haken bei Administrator in ihrem Profil sehen dieses Feld nicht
   3. Pflichtfeld: Das Element kann ohne Eingabe in diesem Feld nicht mehr gespeichert werden
   4. Sichtbarkeit – in Tabelle anzeigen: Hiermit wird das Feld auch in der Tabelle des Elements (im Falle einer Rechnung – in der Übersicht aller Rechnungen) als eigene Spalte aufgeführt.
9. Klicke am Ende auf Speichern um das Feld anzulegen.

• Eingabefeld: Normales Eine-Zeile Textfeld
• Nummer: Nur Nummern im Feld erlaubt
• Textfeld: Mehrere-Zeilen-Textfeld
• Auswahl: Nur eine Auswahl von mehreren möglich
• Mehrfach Auswahl: Mehrere Auswahlen von mehreren Optionen möglich
• Checkbox: Mehrere Auswahlen von mehreren Optionen möglich
• Datums Auswahl: Feld mit Kalenderanzeige
• Zeit Auswahl: Feld mit Uhrzeitanzeige
• Farben Auswahl: Feld mit Farbauswahl
• Hyperlink: Feld mit http:// davor

1. Klicke im Menü Tools > Umfragen. Im neuen Fenster klicke auf den blauen Button Umfrage erstellen oben links.
2. Fülle die Umfrage Details aus:
   1. Titel: Gib deiner Umfrage einen Titel (sichtbar für alle)
   2. Kurze Beschreibung: Gebe deiner Umfrage eine kurze Erklärung (sichtbar für alle)
   3. Umfrage Beschreibung (E-Mail Text): Formuliere hier einen Text, der in der E-Mail der Umfrage an deine Leads / Kunden gesendet wird
      Hinweis: Verwende den Platzhalter {survey_link} im E-Mail Text, um den Link zur Umfrage einzubauen. Sonst gelangt der Leser nicht zur Umfrage.
   4. Gesendet von: Hier kannst du den Absender-Namen festlegen
   5. Umfrage Weiterleitungsadresse: Hier kannst du eine URL angeben, um den Teilnehmer z.B. auf eine Dankeseite weiterzuleiten. Lässt du das Feld leer, wird er direkt zu seinem Gorilla Kundencenter weitergeleitet
   6. Deaktivieren: Du kannst die Umfrage erstmal deaktiviert erstellen
   7. Nur für angemeldete Nutzer (Mitarbeiter, Kunden): Wenn aktiviert, können nur in Gorilla angemeldete Nutzer teilnehmen
   8. Klicke auf Speichern

• Nach dem Speichern kannst du jetzt in der rechten Spalte neue Fragen hinzufügen. Klicke dazu auf Feld hinzufügen und wähle eine der vier Optionen aus:
  • Checkbox: Dein Teilnehmer kann eine oder mehrere Antworten ankreuzen 
  • Radiofeld: Dein Teilnehmer kann nur eine Antwort auswählen
  • Textfeld (klein): Dein Teilnehmer kann eine kurze Antwort eintippen
  • Textfeld (groß): Dein Teilnehmer kann eine lange Antwort eintippen
• Um Antwortmöglichkeiten hinzuzufügen, klicke auf das Plus (+) Icon
• Um Antwortmöglichkeiten zu entfernen, klicke auf das rote Minus (-) Icon
• Mit einem Klick auf das Auge-Icon kannst du die Umfrage anzeigen lassen, so wie ein Teilnehmer sie sehen würde

• Willst du deine Umfrage per E-Mail versenden, musst du die Checkbox Nur für angemeldete Nutzer (Mitarbeiter, Kunden) deaktivieren
• Du kannst deine Umfrage ganz unten versenden an eine oder mehrerer der drei Gruppen: Kunden, Interessenten (Leads) und Mitarbeiter

Du versendest die Umfrage indem du auf den blauen Button Senden klickst. 

1. Gehe auf folgende Google API Seite und klicke dort auf Projekt erstellen. Wenn du diesen Button nicht siehst, dann klicke oben neben das Google API Logo (siehe Screenshot) und im Popup Fenster auf das Plus-Icon
   
   
2. Gebe dem Projekt einen Namen wie GorillaCRM Google Calendar und klicke auf Speichern
   
   
3. Nun bist du im neuen Projekt. Klicke hier nun auf APIs und Dienste aktivieren.
   
4. Du bist jetzt in der API Bibliothek. Oben findest du eine Suchleiste
   
5. Suche jetzt nach Google Calendar API und klicke dieses Element in den Suchergebnissen an.
   
6. Auf der nächsten Seite klickst du auf den Button aktivieren
   
   
7. Die Google Calendar API wird jetzt eingerichtet
   
8. Nach kurzer Zeit bist du in der Google Calendar API Übersicht. Klicke jetzt auf den Button Anmeldedaten erstellen
   
   
9. Im neuen Fenster klicke bei Punkt 1 auf den Link API-Schlüssel im Text
   
10. Gebe auf der neuen Seite einen Namen an (oder lass den Standardnamen drin) und lass alle Einstellungen so wie sie sind. Klicke stattdessen direkt auf Erstellen
    
    
11. Ein neues Popup taucht auf und du kannst den API Schlüssel kopieren
    
    

Nun wechseln wir ins GorillaCRM Backend!

1. Gehe im GorillaCRM auf Einstellungen > Einstellungen > und im Submenü auf Verschiedenes 
2. Hier findest du das Feld Google API Key. Füge hier den vorhin kopierten API Key ein.
3. Klicke unten rechts auf Einstellungen Speichern

Du hast den Google Calendar API Key nun erfolgreich eingefügt.

Als nächstes musst du nun die Google Calendar ID finden und im GorillaCRM anlegen.

1. Öffne deinen Google Calender unter https://calendar.google.com und stelle sicher, dass du eingeloggt bist
2. In der linken Seitenleiste findest du den Menüpunkt Meine Kalender. Fahre mit der Maus hier über denjenigen Kalender, den du im GorillaCRM abbilden willst. Klicke die drei Punkte neben dem Namen an, um das Kontext-Menü zu öffnen. Klicke hier im Kontext-Menü auf Einstellungen und Freigabe
3. Bei Zugriffsberechtigungen aktivierst du die Checkbox bei Öffentlich freigeben
   
   
4. Scrolle auf der neuen Seite herunter bis du den Punkt Kalender-ID gefunden hast. Darunter findest du die ID dieses Kalenders. Dieser sieht ungefähr so aus:
   d8jR30ko9rn51r@group.calendar.google.com
5. Kopiere diese ID die wie eine E-Mail-Adresse aussieht

Nun wechseln wir herüber ins GorillaCRM.

1. Gehe im GorillaCRM auf Einstellungen > Einstellungen > und im Submenü auf Kalendar. 
2. Gebe hier unter Google Calendar ID die soeben kopierte ID ein.
3. Klicke unten auf Einstellungen Speichern

Die Einrichtung ist fertig! Du hast nun deinen Google Calendar erfolgreich integriert!

Du kannst im GorillaCRM zwar nur ein Hauptkalender einrichten, du kannst aber je einen eigenen Kalender pro Support Abteilung einrichten.

1. Gehe dazu auf Einstellungen > Support > Abteilungen
2. Öffne oder erstelle eine Abteilung
3. In den Einstellungen findest du an zweiter Stelle das Feld Google Calendar ID. Gebe hier die ID deines Kalenders ein und klicke auf Speichern.

Alle Mitarbeiter die dieser Abteilung zugewiesen wurden sehen nun auch die Abteilungs-Kalender-Daten im GorillaCRM Kalender.

Wichtiger Hinweis: Du kannst zwar mehrere Kalender integrieren, aber alle diese Kalender müssen von demselben Google Account stammen (und somit über dieselbe Google API laufen).

Du musst nur pro Abteilung einfach die Kalender-ID eintragen, aber dieser Kalender MUSS öffentlich sein, sonst hat die API keinen Zugriff in diesen Kalender. Wenn der Kalender nicht öffentlich ist, dann kann der Kalender nur „intern“ in der Google Cloud verwendet werden.

Du kannst im Gorilla CRM je Mitarbeiter einen eigenen Kalender einrichten.

1. Gehe dazu auf Einstellungen > Mitarbeiter 
2. Öffne das gewünschte Mitarbeiterprofil
3. Etwas weiter unten steht das Feld Google Calendar ID. Gebe hier die ID deines Kalenders ein und klicke auf Speichern.
4. Du kannst zudem auswählen welcher Mitarbeiter Einblicke in den Kalender haben darf.

Hinweis: Die hier genannten Hotkeys sind nur auf dem Windows Betriebssystem getestet. Mac-User benutzen statt STRG bitte CMD und nicht ctrl. Danke!

Erstellen neuer Datensätze

• Shift + C – Erstellen eines neuen Kunden
• Shift + I – Erstellen einer neuen Rechnung
• Shift + E – Erstellen einer neuen Schätzung
• Strg + Shift + P – Erstellen eines neuen Vorschlages
• Strg + Umschalt + E – Create New Expense
• Shift + L – Erstellen eines neuen Leads ( öffnet betreffenden Lead)
• Shift + T – Erstellen einer neuen Aufgabe (öffnet betreffende Aufgabe)
• Shift + P – Erstelle eines neuen Projektes
• Umschalt + S – Erstellen neuer Support Tickets
• Ctrl + Shift + S – Erstellen neuer Mitarbeiter

Navigieren zu bestimmten Bereichen

• Alt + D – Dashboard lesen
• Alt + C – Zur Kundenliste
• Alt + T – Gehe zur Aufgabenliste
• Alt + I – Gehe zur Rechnungsliste
• Alt + E – Gehe zur Schätzungsliste
• Alt + P – Gehe zur Projektliste
• Alt + L – Gehe zur Leadsliste
• Strg + Alt + T – Lesen Sie Ticketliste
• Strg + Alt + E – Gehe zur Anwendungsliste
• Alt + R – Gehe zum Umsatzbericht
• Alt + S – Gehe zu Einstellungen

Sonstiges

• Shift + K –  Suchleiste Fokus und bereit für Suche
• Shift + D – Tabellen suchen Fokus und bereit für Suche (entspricht nur der ersten Tabelle in dem Dokument)
• Strg + Umschalt + L – Logout

Conditional Hotkeys

• Shift + F
  • Aktuelle Aufgabe als fertig markieren – Funktioniert nur, wenn betreffende Aufgabe geöffnet ist
• Shift+ E
  • Aktuelle Aufgabe bearbeiten – Funktioniert nur, wenn betreffende Aufgabe geöffnet ist
  • Lead bearbeiten – Funktioniert nur, wenn betreffender Lead geöffnet ist
• Shift + C
  • Konvertieren eines Kunden – Funktioniert nur, wenn betreffender Lead geöffnet ist
  • Erstellen und kommentieren einer neuen Aufgabe – Funktioniert nur, wenn betreffende Aufgabe geöffnet ist

1. Gehe im Menü auf Einstellungen > Einstellungen > Verschiedenes (im Submenü relativ weit unten)
2. Hier findest du das Feld Dropbox APP Key – füge hier bitte den APP Key aus deinem Dropbox Account ein
3. Klicke auf Speichern. Die Anbindung ist fertig

1. Logge dich ein unter www.dropbox.com/developers
2. Wähle Create a new app on the DBX Platform
3. Folgendes Fenster erscheint:

Fülle folgende Felder aus: 

1. Wähle die Box Dropbox API aus
2. Wähle die Option App Folder aus (damit kannst du im Gorilla nur aus einem spezifischen Dropbox-Ordner heraus Dateien hochladen). Willst du deine ganze Dropbox anbinden, dann wähle Full Dropbox aus
3. Name your app: Gebe der App einen internen Namen wie z.B. GorillaAnbindung
4. Klicke auf den Button Create App – eine neue Seite erscheint
5. Auf der nächsten Seite findest du den App Key – kopiere ihn bitte und füge ihn in Gorilla wie oben beschrieben ein

Dann bitte so weitermachen:

1. Scrolle herunter bis zum Feld Chooser/Saver domains
2. Trage hier bitte die URL deiner GorillaCRM Instanz ein (name.gorilla.cc)
3. Klicke anschließend auf den Button Add. 

Fertig! Kehre zurück ins Gorilla CRM und stelle sicher, dass du den Dropbox APP Key auch korrekt hinterlegt und gespeichert hast.

Die Anbindung ist damit vollständig.