Lektion 6: Die Tiefen des Vertriebsmoduls

Ein erstelltes Angebot kann ein Ablaufdatum („Gültig bis“) enthalten, bis zu dem das Angebot vom Kunden angenommen werden kann. Das Gorilla CRM bietet dir an, dass du deinen Kunden automatisch eine E-Mail Benachrichtigung zukommen lässt, sobald das Angebot abzulaufen droht.

Damit die E-Mail Erinnerung funktioniert, muss das dazugehörige E-Mail Template zuvor aktiviert werden. Gehe dazu wie folgt vor:

1. Öffne Einstellungen (1) > E-Mail Templates (2)  
2. Suche im Bereich Angebote (3) nach dem Template Angebot Erinnerung
3. Klicke rechts auf aktivieren (falls dort deaktivieren steht, ist es bereits aktiv (4))

Bitte prüfe das E-Mail Template zuvor zur Sicherheit, ob dessen Inhalt auch deinen Erwartungen entspricht und passe es ggf. an. Du kannst es einfach mit einem Klick auf den Namen öffnen.

Einstellen wie viele Tage vor Ablauf eine E-Mail abgeschickt werden soll

1. Gehe dazu auf Einstellungen (6) > Einstellungen (7) > Cron Job (8) und wähle hier das Tab Angebote (9) aus.
2. Beim Feld Erinnerung an Ablaufdatum senden vor (TAGEN) (10) gibst du an, wie viele Tage vor Ablauf des Angebots eine E-Mail versendet werden soll
3. Im Feld darüber kannst du angeben, um wie viel Uhr des Tages diese E-Mail versendet werden soll (11)

Nun wird dem Kunden eine E-Mail Erinnerung zugesendet, wenn das Angebot ausläuft

Vorschläge dienen dazu, deinen Leads oder Kunden einen Einblick in deine Produkte und Leistungen zu bieten – aber ohne ein offizielles Angebot zu versenden. Später kannst du Vorschläge in ein Angebot (oder direkt in eine Rechnung) umwandeln.

Anleitung: Vorschlag erstellen

Schritt 1: Vorschlag erstellen

• Klicke im Menü auf Vertrieb (1) > Vorschlag (2) und auf der neuen Seite auf den Button Vorschlag erstellen (3). 

Schritt 2: Details ausfüllen 

• Thema / Betreff: Gebe dem Vorschlag einen Titel (sichtbar für den Lead / Kunden)
• Verbunden: Entscheide, ob der Vorschlag für einen Lead (Interessent) oder einen Kunden gelten soll
• Interessent / Kunden: Suche hier den Lead oder Kunden aus deiner Datenbank heraus, um ihm diesen Vorschlag zuzuweisen
• Datum: Das Startdatum der Gültigkeit des Vorschlags
• Offen bis: Die Deadline, zu welcher der Vorschlag abläuft
• Währung: Fester Wert, abhängig von der im Leadprofil / Kundenprofil angegebenen Währung
• Rabatt Art: Du kannst kein Rabatt vor Steuern oder nach Steuern auswählen
• Tags: Du kannst einen Tag verwenden, um den Vorschlag später leichter über die Suche wieder zu finden
• Kommentare erlauben: Wenn aktiviert, kann der Lead / Kunde den Vorschlag kommentieren und mit deinem Team diskutieren

Nun geht es um die rechte Seite der oberen Hälfte:

• Status – Standardstatus ist „Entwurf“. Vorschläge mit dem Entwurfsstatus sind für Kunden nicht sichtbar.
• Für: Hier folgen alle Daten des Unternehmens des Leads / Kunden. Diese Daten werden vorausgefüllt, sobald du einen Lead / Kunden zugewiesen hast. Natürlich nur, wenn du sein Profil mit diesen Daten bereits gefüttert hast. Sonst musst du sie hier manuell eingeben

Auf der unteren Hälfte der Seite:

• Hinzufügen: Hier kannst du zuvor vordefiniert angelegte Leistungen / Artikel auswählen und in den Vorschlag einbinden.
• Artikel: Egal ob vorausgewählt oder manuell ausgefüllt, vergiss nicht den blauen Button mit dem weißen Haken am Ende der Zeile anzuklicken, um einen Artikel fest zum Angebot hinzuzufügen
• Rabatt: Du kannst hier einen Rabatt gewähren
• Sonstige Kosten: Wenn du mehr verlangen musst, als sich durch die Summe der einzelnen Artikel ergibt, kannst du hier eine weitere Summe zu den Gesamtkosten hinzufügen

Schritt 3: Speichern / Speichern und Senden

• Speichern: Der Vorschlag wird erstellt. Das Vorschau Fenster öffnet sich.
• Speichern und Senden: Der Vorschlag wird erstellt und dem Kunden per E-Mail zugesendet. Das Vorschau Fenster öffnet sich.

Schritt 4: Daten im Vorschau Fenster anpassen

• Im Vorschaufenster findest du nun unten ein Eingabefeld mit dem Platzhalter{proposal_items}. Bitte entferne diesen nicht, sonst sind deine Artikel / Leistungen nicht im Vorschlag enthalten.
• Du kannst in diesem Eingabefeld weitere Informationen von dir hinzufügen. Deshalb hast du die Möglichkeit, den Platzhalter einzubinden und weitere Texte zu schreiben.
• Zum Speichern klicke auf den grünen Button Angebot speichern. Du findest ihn in dem Popup Fenster des Eingabefelds neben den Formatierungs-Optionen (wie fett, kursiv, etc.)

1. Gehe im Menü auf Vertrieb > Gutschriften
   1. Du siehst kein Menüpunkt Gutschriften? Dann klicke auf Einstellungen > Menü Einstellungen > Hauptmenü und ziehe dort den Punkt Gutschriften von rechts nach links rüber. Speichere die Änderung ab bevor du die Seite verlässt. Wiederhole Schritt 1
2. Klicke hier auf den Button Gutschrift Erstellen
3. Wähle im Dropdown einen Kunden aus, für den du diese Gutschrift erstellen möchtest. Wenn der Kunde keine Rechnungsadresse & Versandadresse enthält, kannst du diese hier händisch nachtragen
4. Definiere das Gutschrifts-Datum, die fortlaufende Nummer für die Gutschrift und die weiteren Parameter oben rechts
5. Scrolle nun herunter und füge über das Dropdown für Leistungen / Artikel deine Produkte / Dienstleistungen ein, oder fülle die dazugehörigen Felder händisch aus. Vergesse nicht immer auf den blauen Haken ganz rechts zu klicken, um den Posten auch einzutragen
6. Am Ende kannst du die Gutschrift Speichern oder mit Speichern und Senden gleich auch an deinen Kunden verschicken. Beachte bitte, dass für das Senden das notwendige E-Mail Template unter Gutschriften aktiv sein muss

Du kannst innerhalb von Gorilla Verträge erstellen und mit deinen Kunden eingehen. Gorilla bietet dir dabei einen Überblick über alle laufenden oder abgelaufenen Verträge und ermöglicht dir Verträge direkt aus Gorilla heraus zu verlängern.

Anleitung: 

Schritt 1: Klicke im Menü auf Verträge (1) > blauer Button Vertrag Erstellen (2)

Schritt 2: Auf der neuen Seite füllst du folgende Felder aus:

• Papierkorb: Bereits beim Erstellen des Vertrags kannst du ihn in den Papierkorb legen. Dann wird er nicht unter Verträge angezeigt, nicht in Statistiken eingebunden und nicht im Kundencenter angezeigt
• Von Kunden verbergen: Wenn dieses Feld aktiv ist, wird der Vertrag nicht im Kundencenter angezeigt. Kundenkontakte mit der Erlaubnis, Verträge einzusehen, erhalten keine Ablaufbenachrichtigung per E-Mail
• Vertragsgegenstand: Quasi der Titel des Vertrags (Achtung: Für den Kunden sichtbar)
• Vertragswert: Trage hier die Summe ein (Achtung: Basiswährung wird verwendet)
• Vertragsart: Du kannst deine Verträge in Vertragsarten kategorisieren, um den Überblick zu behalten. Mit einem Klick auf das Plus kannst du eine neue Vertragsart hinzufügen. (Zum Ändern / Löschen von Vertragsarten gehe zu Einstellungen > Verträge > Vertragsart)
• Vertragsbeginn: als Datum auszuwählen. Bestimmt den Beginn der Gültigkeit des Vertrags
• Vertragsende: Trägst du hier kein Ablaufdatum ein, wird keine Ablaufbenachrichtigung gesendet. Dieses Feld ist optional.

Schritt 3: Vertragsinhalt bestimmen

Nachdem du den Vertrag mit allen notwendigen Informationen erstellt hast, kannst du rechts im Text-Editor Feld alle notwendigen Vertragsinhalte hinzufügen. (Diese Inhalte werden in der PDF Rechnung eingebaut).

Hier hast du die Möglichkeit: 

• Im Tab Vertrag: Hier kannst du den Textinhalt für deine Rechnung angeben.
  • Per Klick auf das Drucken-Icon kannst du den Vertrag drucken
  • Per Klick auf das PDF-Icon kannst du den Vertrag als PDF herunterladen
  • Per Klick auf das Brief-Icon kannst du den Vertrag direkt per E-Mail an deinen Kunden senden
• Im Tab Dokumente / Anlagen: Hier kannst du Dateien hochladen, die der Kunde gemeinsam mit dem Vertrag herunterladen soll
• Im Tab Vertragsverlängerungen: Hier kannst du per Klick auf den Button eine Vertragsverlängerung einrichten. Dabei kannst du den Vertragsstart, das Vertragsende und den Vertragswert neu bestimmen
• Im Tab Aufgaben: Hier kannst du Aufgaben einsehen, öffnen, erstellen und bearbeiten, die diesem Vertrag zugeordnet sind

Achtung: Du musst am Ende immer auf den Button Vertrag speichern (rechts unten) klicken, um den Vertragsinhalt zu speichern.

Öffne dazu die Detail-Ansicht des Vertrags und klicke rechts auf den Tab Vertragsverlängerungen (1). Dort findest du den blauen Button Vertrag verlängern (2).

Ein neues Fenster öffnet sich. Hier sind Werte bereits vom Gorilla vor-eingetragen. Prüfe die Werte für Vertragsbeginn, Vertragsende und Vertragswert bitte nochmal und nehme Anpassungen an. Mit einem Klick auf Speichern ist der Vertrag schließlich verlängert.

Anschließend kannst du in diesem Tab alle bisherigen Vertragsverlängerungen für diesen Vertrag aufgelistet sehen.

Schritt 1: Klicke dazu auf:
Einstellungen (1) > Einstellungen (2) > Cron Job (3) > Verträge (4).

Schritt 2: Hier trägst du unter Erinnerung an Ablaufdatum senden vor (TAGEN) die Anzahl an Tagen ein, die du vor einem Ablauf informiert werden möchtest. Die Benachrichtigung erscheint im Gorilla (oben rechts bei der Benachrichtigungs-Glocke)

Schritt 3: E-Mail Benachrichtigungen aktivieren. Um als Ersteller des Vertrags / Admin auch per E-Mail über ablaufende Verträge informiert zu werden, musst du das notwendige E-Mail Template aktivieren.

Gehe dazu auf Einstellungen > E-Mail Templates und suche nach dem Punkt Vertragserinnerungs-Erinnerung (an Kundenkontakte und Mitarbeiter senden). 

Klicke rechts auf Aktivieren, um diese E-Mail Benachrichtigung zu aktivieren.

Wenn du keine Benachrichtigung per E-Mail versenden lassen willst, klicke rechts neben dem Namen auf Deaktivieren.

Hinweis: Wenn ein Vertrag abgelaufen ist, wird er in der Liste unter Menü > Verträgerot markiert.

1. Gehe auf Einstellungen > Einstellungen > Finanzen
2. Hier findest du im ersten Tab General die Einstellungen zu Anzahl führender Nullen. Die Zahl die du hier einträgst bestimmt, wie viele Ziffern nach dem Präfix erscheinen sollen.Gibst du hier eine 5 ein, dann lautet deine Rechnungsnummer zum Beispiel RE2018-00152, wobei RE2018 das Prefix ist, die 152 die nächste Nummer im Nummernkreis und da du eine 5 eingetragen hast, werden noch zwei führende Nullen vor die 152 eingefügt.Trägst du als Anzahl führender Nullen eine 3 ein, dann würde deine Rechnunsnummer RE2018-152 lauten.
3. In dem zweiten Tab Rechnung findest du die Felder Rechnungsnummer Präfix und Nächste Rechnungsnummer.Bei Rechnungsnummer Präfix definierst du, was vor dem Bindestrich steht. Beispiel: RE2018-00152. Hier ist das Präfix RE2018.Bei Nächste Rechnungsnummer bestimmst du, welche Nummer an die nächste erstellte Rechnung vergeben werden soll.
4. In den folgenden Tabs zu Gutschriften, Angeboten und Vorschlägen findest du dieselben Möglichkeiten wie bei Rechnungen.
5. Falls du Gambio nutzt und angebunden hast, findest du im Tab Gambio Einstellungen die Möglichkeit dieselben Werte für deine Gambio Rechnungen zu definieren.

Wichtiger Hinweis:

Sonderzeichen so wie Bindestriche dürfen nur im Präfix platziert werden. Die fortlaufende Rechnungsnummer darf keine Sonderzeichen oder Bindestriche enthalten.

1. Klicke im Menü auf Einstellungen (1) > Finanzen (2) > Zahlungsarten (3) 
2. Klicke auf den blauen Button Zahlungsart erstellen (4) 
3. Fülle im neuen Fenster folgende Daten aus:
   1. Zahlungsart Name: Für interne Zwecke, z.B. der Name der Bank
   2. Bankkonten / Beschreibung: Fülle hier alle relevanten Daten ein wie Bankname, IBAN, BIC, SWIFT usw., die dein Kunde zur Offline-Zahlung benötigen wird. Diese Beschreibung kann auf Rechnungen angezeigt werden
4. Wähle zwischen folgenden Optionen:
   1. Aktiv: Entscheidet ob diese Zahlungsart aktiv / inaktiv ist
   2. Zeige Bankkonten / Beschreibung auf der Rechnungs-PDF: Falls ausgewählt, wird der bei 3.2 eingetragene Text auf Rechnungen angezeigt
   3. Als Standard festgelegt: Falls mehrere Zahlungsarten angelegt wurden, wird immer die Standardart beim Erstellen von Rechnungen etc. vorausgewählt
   4. Nur Rechnungen / Nur Ausgaben: Falls du verschiedene Zahlungsarten  für deine Rechnungen und für deine Ausgaben willst, kannst du hier eine Zuweisung festlegen

Hinweis: Wie oben erwähnt sind die hier erwähnten Zahlungsarten nur Offline-Zahlungsmöglichkeiten. Für die Online-Zahlungsmöglichkeiten schaue bitte unter Einstellungen > Einstellungen > Online-Bezahlmethoden (im Submenü).

1. Klicke im Menü auf Einstellungen (1) > Finanzen (2) > Steuern (3)
2. Klicke auf den Button Steuersatz hinzufügen (4)
3. Im neuen Fenster fülle folgende Felder aus:
   1. Gebe eine Bezeichnung für die Steuer an (oder nur ein Kürzel wie DE oder AT)
   2. Fülle den Steuersatz aus (z.B. 19% für die MwSt in Deutschland)
   3. Klicke auf Speichern